Hauptseite

Auf der Hauptseite des Onlinesystems werden allgemeine Informationen zum Flohmarkt angezeigt. Neben einer Möglichkeit, sich als Verkäufer zu registrieren, findet sich hier eine Liste der aktuellen und kommenden Termine.

home

Anleitung für Verkäufer

Um als Verkäufer bei zukünftigen Flohmarktterminen dabei sein zu können, muss man sich zunächst registrieren. Registrierte Verkäufer können per Mail auf kommende Flohmärkte aufmerksam gemacht werden. Mit der Registrierung erhalten Verkäufer Zugriff auf einen geschützten Bereich, unter dem sie dann für kommende und aktuelle Termine Reservierungen durchführen und ihre Artikel eingeben und Etiketten drucken können.

Registrierung

Die Registrierung ist über die Hauptseite erreichbar.

home register

Bei der Registrierung wird zur Eingabe von Daten aufgefordert, die für die Abrechnungen verwendet werden und die es der Organisationsleitung ermöglicht, bei Notwendigkeit Kontakt zum Verkäufer aufzunehmen. Es sollte auf die Korrektheit der eMail-Adresse geachtet werden, da an diese Adresse die Zugangsinformationen für den persönlichen Verkäuferbereich gesendet werden.

register

Zugangsdaten erneut anfordern

Sollte ein Verkäufer die Mail mit den Informationen über den Zugang zum geschützten Bereich haben, kann diese Mail erneut an den Verkäufer zugesendet werden. Dazu befindet sich auf der Hauptseite eine entsprechende Funktion.

home resend

Es muss dann noch einmal die bei der Registrierung genutzte eMail-Adresse angegeben werden. An diese wird dann die Registrieurngsbestätigung noch einmal versendet.

resend

Geschützter Bereich

In der Registrierungsbestätigung und später in weiteren Mails, die vom System verschickt werden, befindet sich ein Link, der den Verkäufer den Zugang zum geschützten Bereich erlaubt.

seller

Stammdaten ändern

Im geschützten Bereich hat der Verkäufer immer die Möglichkeit, seine Stammdaten zu ändern oder diese komplett zu löschen. Auch besteht die Möglichkeit, zwar als Verkäufer im System zu verbleiben, aber in Zukunft keine Mails mehr zu erhalten.

seller edit

Reservierungen

Sofern Reservierungen für Termine möglich sind, werden diese auf der Hauptseite des geschützten Bereichs aufgelistet.

seller events

Sobald eine Reservierung durchgeführt wurde, können Artikel für diese Reservierung bearbeitet werden oder die Reservierung wieder freigegeben werden.

seller reservations

Sollten für einen Termin bereits alle freien Plätze reserviert sein, besteht die Möglichkeit, sich auf die Warteliste setzen zu lassen.

seller notifications

Sobald wieder ein Platz für diesen Termin zur Verfügung steht, wird dieser automatisch an die nächste Person auf der Warteliste vergeben. Diese Person erhält eine Reservierungsbestätigung per Mail.

Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung werden alle Artikel für diese Reservierung angezeigt, die bereits eingegeben wurden. Solange noch nicht die maximale Anzahl erlaubter Artikel für eine Reservierung angelegt wurden, können weitere Artikel angelegt werden.

items index

Artikel, für die noch kein Etikett erzeugt wurden, können jederzeit bearbeitet oder wieder gelöscht werden.

items edit

Abhängig von den Einstellungen kann es sein, dass für bestimmte Kategorien die Artkielanzahl dieser Kategorien pro Reservierung begrenz ist. Sollten Spenden für einen Flohmarkt möglich sein, kann für jeden Artikel bestimmt werden, ob dieser gespendet werden soll, falls er nicht verkauft werden sollte. Auch hier kann es sein, dass Artikel bestimmter Kategorien in jedem Fall zu spenden sind, sollten sie nicht verkauft werden.

Etiketten erzeugen und drucken

Etiketten können jederzeit für angelegte Artikel erzeugt und gedruckt werden. Dabei kann vorausgewählt werden, für welche Artikel die Etiketten erzeugt werden sollen.

labels create

Es wird ein PDF-Dokument erzeugt, welches mit einem aktuellen Webbrowser bzw. einem aktuellen Betriebssystem angezeigt und ausgedruckt werden kann. Alternativ kann auch ein entsprechendes Anzeigeprogramm wie Adobe Acrobat oder Foxit Reader verwendet werden.

Mit erstmaligen Erzeugen von Etiketten für Artikel, erhalten diese eine Nummer, welche auf jedem Etikett neben der Reservierungsnummer zu sehene ist.

labels pdf

Artikel, für die Etiketten erzeugt wurden, können jederzeit erneut ausgedruckt werden. Artikel mit Etikett sind für die Bearbeitung gesperrt. Das Etikett kann aber wieder freigegeben werden, wodurch das Bearbeiten oder Löschen des Artikels wieder möglich wird.

items labels

Warning
Es ist darauf zu achten, dass freigegebene Etiketten nicht mehr verwendet werden dürfen. Diese Etiketten sind dem System nicht mehr bekannt und Artikel, die mit freigegebenen Etiketten versehen sind, können nicht verkauft werden.

Etikettenformat

Es werden 6x3 Etiketten pro A4-Blatt generiert. Jedes Etikett hat die Größe von 64 x 45 mm. Sollten Sie Klebeetiketten verwenden wollen, können Sie diese hier verwenden:

Helfer

Sofern für einen Termin das Helfersystem für Verkäufer freigeschaltet ist, können Sie hier die benötigten Helfer einsehen und sich als Helfer eintragen.

seller support

Ein Termin lässt sich oft nur mit Hilfe von Freiwilligen durchführen. In der Regel haben Helfer besondere Konditionen (z.B. weniger Gebühren, Reservierungsanrecht, vorzeitiger Einkauf) beim Termin.

support

Sie können als Helfer auch wieder zurücktreten, sollten Sie es doch nicht einrichten können. Sie verlieren damit aber auch die Sonderkonditionen.

Abrechnung

Mit Abschluss des Flohmarkts erhalten Verkäufer für jede Reservierung eine Abschlussmail mit der Abrechnung. Darin enthalten sind die Liste der verkauften und nicht verkauften Artikel, sowie die Auszahlbeträge abzüglich der Gebühren.

Bewertung

In der Abschlussmail enthalten ist ein Link, der den Verkäufern eine Bewertung des Flohmarkts und des Systems erlaubt.

Anleitung für Veranstalter

Verwaltungsbereich

Im Verwaltungsbereich werden sämtliche Einstellungen, die zur Organisation der Flohmärkte, Verkäufer, Kategorien und Artikel notwendig sind. Es können ebenso Statistiken und bewertungen eingesehen sowie die Kassensoftware heruntergeladen werden.

Den Verwaltungsbereich erreichen Sie, indem Sie auf der Hauptseite des Flohmarkthelfersystems an der Webadresse '/admin' anhängen.

Anmeldung

Der Zugang zum Verwaltungsbereich ist durch Passwort geschützt:

login

Jede Person, die Zugang zum Verwaltungsbereich benötigt, erhält ein Passwort bei der Einrichtung, was nach dem ersten Anmelden im Verwaltungsbereich geändert werden muss. Die Anmeldung erfolgt mit der eMail-Adresse und diesem Passwort. Sollten Sie das Passwort einmal vergessen haben, kontaktieren Sie uns bitte per Mail (mit der Mail-Adresse, die Sie bei der Anmeldung verwenden). Wir setzen für Sie dann ein neues Passwort, dass Sie dann wieder nach einer erfolgreichen Anmeldung ändern sollten.

Nach einer erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie auf die Hauptseite des Verwaltungsbereichs. Im oberen rechten Teil können Sie sehen, dass Sie angemeldet sind. Hier können Sie sich auch wieder aus dem Verwaltungsbereich abmelden und ihr Passwort ändern.

login info

password change

Hauptseite

Nach einer erfolgreichen Anmeldung befinden Sie sich auf der Hauptseite des Verwaltungsbereichs. Hier können Sie sich direkt die Kassensystem-Software herunterladen und einige Statistiken für das System einsehen:

admin

Von hier aus erreichen Sie sämtliche Funktionen über das Hauptmenü.

Stammdaten

Unter dem Menü Stammdaten befinden sich Basisfunktionen zum Verwalten der Kategorien, Stammartikel, Standarmails und Systemeinstellungen:

master data

Kategorien

Kategorien stehen Verkäufern beim Anlegen von Artikeln zur Verfügung. Jeder Artikel ist einer bestimmten Kategorie zugeordnet. Die Kategorie wird mit der Artikelbeschreibung auf dem Etikett sichtbar sein. Es gibt ebenso Statistiken auf Basis von Kategorien, die es Ihnen erlauben, vor Termin bereits zu sehen, wie viele Artikel pro Kategorie durch Verkäufer eingegeben wurden.

Jede Kategorie hat einen Namen. Optional können Sie für eine Kategorie bestimmen, wie viele Artikel dieser Kategorie pro Reservierung maximal angelegt werden können. Wenn Sie Spenden auf Ihrem Flohmarkt unterstützen, können können Sie ebenso bestimmen, ob Artikel einer Kategorie gespendet werden müssen, sollten diese nicht verkauft werden.

Überkategorien

Es ist möglich Hierarchien in den Kategorien zu bilden. Dies erreichen Sie, indem Sie zunächst Kategorien anlegen, die Sie als Überkategorien verwenden wollen (bspw. Kleidung, Spielzeug, …​) und dann weitere Kategorien anlegen, die Sie zu diesen Überkategorien zuordnen können (bspw. Hose und Jacke zu Kleidung, Brettspiel und Puzzle zu Spielzeug).

Limitierungen von Überkategorien wirken sich auch auf die Unterkategorien aus. So können Sie festlegen, dass z.B. nur 20 Artikel der Überkategorie Kleidung erlaubt sind, aber Spielzeug unbegrenzt ist. Weiterhin gelten natürlich die Limitierungen jeder Unterkategorie. Es gilt dabei stets das strengste Limit. Wenn bspw. Kleidung auf 10 Artikel limitiert ist, Schuhe aber als Unterkategorie mit 3, so kann jede Reservierung maximal 3 Artikel mit Kategorie Schuhe anlegen, und weitere 7 Artikel mit anderen Kategorien dieser Überkategorie.

Größenangaben

Bei jeder Kategorie kann entschieden werden, wie Größenangaben von Artikeln dieser Kategorie durch die Verkäufer gemacht werden müssen.

Es gibt folgende Optionen bei den Größenangaben:

  • Die Eingabe einer Größe kann optional sein. Es ist den Verkäufern überlassen, eine Größe anzugeben oder nicht.

  • Die Eingabe kann verpflichtend sein. Damit müssen Verkäufer eine Größe bei dieser Kategorie angeben.

  • Die Eingabe ist deaktiviert. Damit ist keine Größenangabe durch die Verkäufer bei Artikel dieser Kategorie möglich.

  • Es gibt eine Liste fester Werte für mögliche Größen dieser Kategorie. Es empfiehlt sich, bei Kleidung und Schuhen feste Größen zu definieren. Dies erlaubt eine exaktere Gruppierung nach Größen in der Artikelstatistik und hilft beim Berechnen des notwendigen Platzbedarfs für die jeweiligen Kleidergrößen.

Übersicht, bearbeiten, löschen

Die Kategorieübersicht zeigt eine Liste aller angelegter Kategorien mit Name, Überkategorie, maximaler Artikelanzahl und ggf. Spendenzwang.

categories index

Sie können jede Kategorie bearbeiten oder löschen. Sollte bei einer Kategorie die Größenangabe auf feste Werte gestellt worden sein, so können bei dieser Kategorie zusätzlich die möglichen Werte für die Artikelgröße definiert werden.

Note
Eine gelöschte Kategorie ist immer noch im System vorhanden. Sie steht nur nicht mehr zur Auswahl bei der Artikeleingabe.

categories edit

Die Bearbeitung umfasst:

  • Name der Kategorie

  • Auswahl der Überkategorie

  • maximale Anzahl von Artikeln pro Reserverierung, welche dieser Kategorie zugeordnet sein können

  • Spendenzwang für diese Kategorie

  • Regel bei der Angabe von Größen für diese Kategorie

Stammartikel

Es können Stammartikel unabhängig von Terminen mit festen Preisen angelegt werden. Diese Stammartikel sind für allgemeine Artikel gedacht, die keinem Verkäufer zugeordnet sind. So können damit bspw. Verpackungsmaterial (Tüten), zusätzliche Gebühren, Pauschalartikel von Spenden aber auch Artikel für einen nebenbei stattfindenden Kuchenbasar angelegt werden:

stock items

Stammartikel können - im Gegensatz zu durch Verkäufer angelegte Artikel - mehrfach verkauft werden, auch mehrmals pro Transaktion und über mehrere Termine hinweg.

Etiketten für die Stammartikel lassen sich jederzeit ausdrucken. Diese Etiketten kann man dann auf die Artikel aufbringen oder ausgedruckt neben der Kasse liegen lassen und dann bei Bedarf direkt vom Blatt einscannen.

Stammartikel können weder gelöscht, noch deren Preis geändert werden, da sie terminübergreifend Verwendung finden.

Standardmails

Das Online-System verschickt bei bestimmten Aktionen und/oder Zeitpunkten automatische Mails an die Verkäufer. Diese Standardmails sind im einzelnen:

Registrierungsbestätigung

Die Mail wird mit der Registrierung eines Verkäufers an die vom Verkäufer angegebene eMail-Adresse verschickt. sie enthält einen Link, mit dem ein Verkäufer in den geschützten Bereich gelangt. Erst mit dem erstmaligen Anklicken dieses Links wird das Verkäuferkonto aktiviert und es taucht in Mail- und Reservierungszielgruppen auf.

Reservierungseinladung

Die Mail kann an alle registrierten Verkäufer vor Start der Reservierungsphase geschickt werden, um die Verkäufer auf den Termin und die Reservierungsphase hinzuweisen. In der Mail ist standardmäßig ein Link enthalten, mit der ein Verkäufer direkt mit Erreichen des Reservierungsstarts eine Reservierung durchführen kann, sofern noch Plätze frei sind und die Reservierung durch Verkäufer erlaubt ist (siehe Systemeinstellungen).

Reservierungsbestätigung

Diese Mail wird automatisch an einen Verkäufer geschickt, sobald eine Reservierung durchgeführt werden konnte. Diese Reservierung kann manuell (durch Verkäufer selbst oder durch einen Administrator im Verwaltungsbereich) oder automatisch (durch Freiwerden eines Platzes, beim Nachrücken von der Warteliste) erfolgen. In der Mail steht üblicherweise die Reservierungsnummer sowie das Datum, bis wann die Artikel einzugeben sind.

Erinnerung vor Bearbeitungsschluss

Diese Mail kann an alle Verkäufer mit einer Reservierung für einen Termin verschickt werden, um diese auf das Ende der Artikeleingabe hinzuweisen. Üblicherweise wird dieses Datum in der Mail angegeben.

Bearbeitungsabschlussmail

Diese Mail sollte an alle Verkäufer mit Reservierung unmittelbar nach Artikeleingabeende verschickt werden, um diese auf die Artikelabgabetermine hinzuweisen. Im Anhang dieser Mail befindet sich ein Dokument mit den Etiketten aller vom Verkäufer eingegebener Artikel.

Abschlussmail

Diese Mail sollte nach der Verkaufsphase (und nach dem Hochladen aller Transaktionen aus dem Kassensystem in das Online-System) ausgelöst werden. Es wird eine Rechnung an alle Verkäufer mit Reservierung verschickt und es kann in der Mail noch einmal auf den Termin für die Abholung nicht verkaufter Ware sowie den Umsatzanteil hingewiesen werden.

message templates

Standardmail bearbeiten

Jede Standardmail kann individuell angepasst oder auf den Ursprungszustand zurückgesetzt werden. Es wird empfohlen, die Mailinhalte nicht komplett umzugestalten. Der Kerninhalt sollte erhalten bleiben.

edit message template

Der Inhalt wird als Text- und als HTML-Mail verschickt. Als Formattierung wird die Markdown-Syntax benutzt.

Platzhalter

Es können Platzhalter sowohl in der Betreffzeile als auch im Inhalt der Mail benutzt werden, die beim Verschicken der Mails mit den tatsächlichen Daten ersetzt werden. Alle Platzhalter sind in der Form {{ platzhalter }} anzugeben. Es stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

Verkäuferdaten
{{ registration_info }}

vollständige Registrierungsdaten inkl. Name, Adresse, Telefonnummer und eMail-Adresse

{{ seller_first_name }}

Vorname

{{ seller_last_name }}

Nachname

{{ seller_name }}

Name (Vor- und Nachname)

{{ seller_street }}

Straße

{{ seller_zip_code }}

Postleitzahl

{{ seller_city }}

Ort

{{ seller_phone }}

Telefonnummer

{{ seller_email }}

eMail-Adresse

Termindaten (sofern Bezug vorhanden in Standardmail):
{{ event_name }}

Name

{{ event_shopping_time }}

Verkaufszeiten

{{ event_reservation_start }}

Reservierungsstart

{{ event_reservation_end }}

Artikeleingabeende

{{ event_handover_time }}

Artikelabgabezeiten

{{ event_pickup_time }}

Artikelabholzeiten

{{ event_max_reservations }}

maximale Anzahl möglicher Reservierungen

{{ event_max_items_per_reservation }}

maximale Anzahl Artikel pro Reservierung

{{ event_max_reservations_per_seller }}

maximale Anzahl Reservierungen pro Verkäufer

{{ event_commission_rate }}

Kommissionsanteil

{{ event_reservation_fee }}

Reservierungsgebühr

Reservierungsdaten (sofern Bezug vorhanden in Standardmail):
{{ reservation_number }}

Reservierungsnummer

Als Einsprungslinks in den gesicherten Bereich für Verkäufer stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

{{ login_url }}

Hauptseite

{{ reserve_url }}

Reservierung durchführen (nur in Reservierungseinladung)

{{ review_url }}

Zur Bewertung des Termins (nur in Abschlussmail)

{{ results_url }}

Zum Abschlussbericht des Termins (nur in Abschlussmail)

Damit daraus ein anklickbarer und leserlicher Link wird, bitte folgende Syntax verwenden:

[Text des Einsprunglinks]({{ platzhalter }})

Darüberhinaus können natürlich andere Seiten mit dieser Schreibweise auch ohne Platzhalter verlinkt werden.

Systemeinstellungen

In diesem Bereich können Sie die Basiseinstellungen des Online-Systems vornehmen.

system settings

Zu den Systemeinstellungen gehören:

Name

Dieser Text wird auf der Hauptseite, im Titel des benutzten Webbrowsers sowie als Absender bei eMails verwendet.

Kurzname

Dieser Text wird im Hauptmenü oben links angezeigt. Sollte dieses Feld nicht ausgefüllt sein, wird der Text bei Name automatisch benutzt.

Adresse

Dies ist die Adresse des Veranstaltungsorts. Sie wird auf der Hauptseite angezeigt.

Rechnungsadresse

Diese Adresse wird auf der Rechnung von Flohmarkthelfer benutzt. Ist diese nicht angegeben, wird die Adresse benutzt.

Einleitungstext auf Hauptseite

Hier können Sie die Besucher der Seite über Ihren Flohmarkt informieren

Dieser Text erscheint auf der Hauptseite unmittelbar nach der Addresse. Dieser Text ist frei formattierbar. Es können außerdem Bilder eingebettet und andere Dateien als Links hinzugefügt werden.

Nach dem Einleitungstext folgt die Liste aller aktueller und zukünftiger Termine, die bereits angelegt wurden.

Epilog auf Hauptseite

Dieser Inhalt erscheint unmittelbar nach der Liste der aktuellen und zukünftigen Terminen.

Wir empfehlen, hier weitere Detailinformationen über Ihre Organisation oder Veranstaltung einzubetten. Häufig werden hier bspw. Bilder mit Impressionen und eine Google Map zum Finden des Standards und einen Weg bis dahin.

Teilnahmebedingungen

Die Teilnahmebedingungen sind zentraler Bestandteil, wie Sie Verkäufer auf Rahmenbedingungen bei der Registrierung hinweisen können. Der Text sollte so allgemein sein, dass Sie diesen nicht vor jeden Termin anpassen müssen. Die Teilnahmebedingungen müssen bei einer Registrierung von Verkäufern akzeptiert werden.

Standard für Preisangabenbasis

Preise werden sowohl im Online-System als auch im Kassen-System auf Basis dieses Wertes gerundet. Ein Wert von 0.5 bedeutet, dass jeder Preis auf € 0,50 bzw. 50 Cent gerundet wird. Prinzipiell wird bei Auszahlbeträgen für Verkäufer zu Gunsten des Veranstalters abgerundet.

Dieser Wert gilt als Standard-Einstellung und kann bei jedem Termin individuell angepasst werden.

Standard für Reservierungsgebühr

Dies definiert die Gebühr, die ein Verkäufer für eine Reservierung zu entrichten hat. Dieser Wert wird in der Regel vom Auszahlbetrag an den Verkäufer abgezogen oder sie wird für der Reservierungsvergabe vom Verkäufer verlangt. Ein Wert von 0 bedeutet dabei keine Reservierungsgebühr. Ein Wert von 2.5 entspricht 2,50 € Reservierungsgebühr.

Dieser Wert gilt als Standard-Einstellung und kann bei jedem Termin und sogar bei jeder Reservierung individuell angepasst werden.

Standard für Umsatzanteil bei Kommission

Dies definiert den Standardwert für den prozentualen Anteil (zwischen 0 und 1) vom Umsatz, der vom Auszahlbetrag an den Verkäufer abgezogen und damit dem Veranstalter zugute kommt. Ein Wert von 0 bedeutet dabei, dass der gesamte Umsatz deb Verkäufern ausgezahlt wird. Ein Wert von 0.2 entspricht 20% Umsatzanteil, der beim Veranstalter verbleibt.

Dieser Wert gilt als Standard-Einstellung und kann bei jedem Termin und sogar bei jeder Reservierung individuell angepasst werden.

Standard für Spenden nicht verkaufter Artikel

Diese Funktion bestimmt, ob Spenden nicht verkaufter Artikel standardmäßig aktiviert sein soll oder nicht. Diese Funktion erlaubt es den Verkäufern beim Anlegen eines Artikels zu entscheiden, ob dieser Artikel wohltätigen Zwecken gespendet werden sollte, falls er nicht auf der Veranstaltung regulär verkauft wird. Als Spende markierte Artikel haben ein großes "S" auf dem Etikett.

Sollte die Funktion deaktiviert sein, haben Verkäufer nicht die Möglichkeit zur Spende.

Dieser Wert gilt als Standard-Einstellung und kann bei jedem Termin individuell angepasst werden.

Standardeinstellung für Spende bei Artikeleingabe

Diese Einstellung legt fest, ob die Option Spende bei Nichtverkauf standardmäßig bei der Artikeleingabe aktiviert oder deaktiviert ist.

Dieser Wert gilt als Standard-Einstellung und kann bei jedem Termin individuell angepasst werden.

Reservierungen nur im Verwaltungsbereich durchführbar

Diese Einstellung legt fest, ob Verkäufer selbst eine Reservierung durchführen können oder ob dies nur durch den Veranstalter im Verwaltungsbereich gemacht werden darf.

Sollten Sie Reservierungen nur zulassen wollen, nachdem die Reservierungsgebühr an den Veranstalter durch die Verkäufer entrichtet wurde, dann aktivieren Sie diese Funktion und vergeben den Verkäufern dann die Reservierungsnummer, sobald die Zahlung eingegangen ist.

Sie sollten bei Nutzung dieser Funktion auch darauf achten, die Standardmails entsprechend anzupassen. In der Einladungsmail ist zum Beispiel standardmäßig ein Reservierungslink enthalten, mit dem sofort eine Reservierung für den jeweiligen Termin angelegt werden kann, sofern noch Plätze vorhanden sind. Diese Reservierung würde aber nicht mehr erlaubt sein, wenn diese Funktion aktiviert ist.

Reservierungsnummern werden individuell vergeben

Mit dieser Funktion können im Verwaltungsbereich beim Anlegen von Resevierungen indidivuelle Reservierungsnummern an Verkäufer vergeben werden. So ist es möglich, jedem Verkäufer Wunschnummern zu vergeben und diese über mehrere Jahre hinweg zuordnen zu können.

Die individuelle Vergabe von Reservierungsnummern steht ausschließlich im Verwaltungsbereich zur Verfügung. Sollten Verkäufer die Reservierung selbständig durchführen können, wird dabei automatisch die nächste Reservierungsnummer vergeben. Es ist daher zu empfehlen, zunächst einen Reservierungsnummernbereich (bspw. 1 bis 30) zu definieren, der für individuelle Nummernvergabe genutzt werden soll. Vergeben Sie, noch bevor der Reservierungsstartzeitpunkt erreicht ist, im Verwaltungsbereich einem Verkäufer individuell die höchste Nummer dieses Bereichs (30). Nach dem Reservierungsstart ist dann die Reservierung für Verkäufer möglich, denen dabei die Reservierungsnummern ab 31 automatisch zugeordnet werden.

Einbetten von Bilddateien

An allen Stellen an denen Sie formattierte Eingaben machen können (bspw. Hauptseite, Teilnahmebedingungen, eMails), können auch Bilddateien eingebunden werden.

Diese Bilddateien müssen im Internet mittels Webbrowser über eine URL (http://…​; bzw. https://…​;) aufrufbar sein.

Das Bild kann in dem formattierten Text mit folgendem Format eingebunden werden:

![Bildbeschreibung](http://adresse/der/bilddatei.jpg)

Mittels Klick auf das Bildsymbol (image symbol) in der Symbolleiste des Bearbeitungsfensters wird an der aktuellen Position in diesem Bearbeitungsfenster dieser Platzhalter eingefügt:

image placeholder

Nun muss noch die Webadresse der Bilddatei und eine Bildbeschreibung eingetragen werden:

image final

Die Bildbeschreibung ist sichtbar, wenn sich bei der Bildanzeige der Mauszeiger über dem Bild befindet.

Warning
Bitte beachten Sie, dass einige eMail-Programme standardmäßig beim Anzeigen einer eMail eingebettete Bilder aus dem Internet nicht nachladen und anzeigen. Dies muss erst durch den Nutzer bestätigt werden. Daher ist das Einbetten von Bildern in Mails nicht zu empfehlen.
Dienste zum Speichern und Bereitstellen von Bildern

Sollten Sie selbst keine Möglichkeit haben, auf einen Internetserver das Logo bereitzustellen, empfehlen wir den Dienst Imgur. Zum Benutzen dieses Dienstes geht man auf die Webseite https://imgur.com/upload:

imgur upload

Dann klickt man auf den Upload-Button und wählt die Bilddatei aus. Diese wird daraufhin hochgeladen und anschließend auf einer Webseite angezeigt:

imgur uploaded

Nun geht man mit dem Mauszeiger über das Bild. Es erscheint ein Menü rechts oberhalb. Man klickt nun auf das Häkchen-Symbol rechts neben den "Copy" Link. In dem Menü, was damit aufklappt, wählt man "Get share links":

imgur dropdown

Hier findet man die Option "Markdown" und klickt auf den "Copy" Button bei dieser Option:

imgur share options

Damit hat man die URL der Bilddatei mit Markdown-Syntax in die Zwischenablage kopiert.

Im Verwaltungsbereich kann man nun in den Systemeinstellungen diesen Link im gewünschten Bearbeitungsbereich an geeigneter Stelle einfügen. Dies geht per STRG+V oder UMSCHALT+EINFG oder Rechtsklick mit Maus und "Einfügen" wählen.

imgur paste

Damit die Bilddatei direkt angezeigt wird muss unmittelbar davor noch ein Ausrufezeichen (!) gesetzt werden und es kann der Text Imgur gegen einen geeigneteren Bildnamen ausgetauscht werden:

imgur final

Man kann sich bei Imgur auch einen Zugang einrichten, um so mehrere Bilder zu verwalten und jederzeit abändern zu können. Letztendlich ist dies aber nicht notwendig. Man kann auch jederzeit ein neues Bild hochladen und den eingebetteten Link anpassen.

Einbetten/Verlinken zusätzlicher Dateien

Sollten Sie andere Dateiformate (z.B. PDF-Dokumente, Word-Vorlagen, Präsentationen, usw.) auf der Seite oder in Mails verwenden/verlinken wollen, so müssen Sie auch diese Dateien zunächst im Internet frei zugänglich machen.

Es gibt kostenlose Cloud-Lösungen vieler Anbieter. Hier eine Liste der namhaftesten Anbieter:

Alle diese Cloud-Anbieter erlauben neben dem Hochladen individueller Dateien auch das Öffentlichmachen (oder Sharen) dieser Dateien. Mit dieser Funktion erhält man einen öffentlich zugänglichen Link zu dieser Datei, der dann auf den Seiten und in den eMails verwendet werden kann.

In der Regel haben aktuelle Betriebssysteme (Windows MacOS, Android) bereits diese Cloud-Lösungen einbegbaut. Informieren Sie sich bitte bei den jeweiligen Anbietern, wie das Hochladen und Sharen von Dateien in der Cloud funktioniert. Mit diesen Cloud-Anbietern können Sie natürlich auch Bilddateien Hochladen und offentlich machen und ähnlich einbinden, wie es im vorigen Kapitel beschrieben wurde.

Verkäufer

In der Verkäuferübersicht sind sämtliche Benutzer aufgelistet, welche sich auf der Webseite registriert haben. Es wird Name, eMail-Adresse, Gesamtanzahl eingegebener Artikel angezeigt, sowie ob der Verkäufer bereits aktiv ist.

Note
Ein Verkäufer ist erst aktiv, nachdem er das erste mal in der Registrierungsbestätigungsmail einen Link angeklickt hat, der in den geschützten Verkäuferbereich führt. Nicht aktive Verkäufer können keine Reservierung erhalten. Es werden auch keine vordefinierte Mails an nicht aktive Verkäufer geschickt, da die angegebene Mailadresse falsch sein könnte.

sellers index

Über das Suchfeld kann die Verkäuferliste gefiltert werden. Es wird in allen Stammdaten nach den eingegebenen Text gesucht.

search

Note
Erst mit Drücken von ENTER/RETURN wird die Suche durchgeführt. Wenn Sie wieder alle Verkäufer sehen wollen, löschen Sie den Text im Suchfeld und drücken erneut ENTER/RETURN.

In der Übersicht können neue Verkäufer angelegt werden und vorhandene Verkäufer bearbeitet, gelöscht sowie die Details angezeigt werden.

Note
Ein Löschen eines Verkäufers löscht die persönlichen Daten des Verkäufers und entfernt ihn aus der Liste der Verkäufer. Die mit dem Verkäufer in Verbindung stehenden Reservierungen, Artikel und Bewertungen verbleiben im System.
Details

In der Detailansicht eines Verkäufers sind dessen Stammdaten sowie sämtliche aktuelle und vergangene Reservierungen und eine Gesamtzahl aller vom Verkäufer eingegebener Artikel und erzeugten Etiketten aufgelistet.

sellers show

Man kann pro Reservierung zur Detailansicht des Termins springen oder die Artikel des auflisten und bearbeiten.

Note
Diese Artikelansicht erlaubt die Bearbeitung der Artikel und Erzeugung der Etiketten für eine Reservierung auch bereits vor Reservierungsstart und nach Artikeleingabeende. Es können ebenso einzelne oder alle Etiketten wieder freigegeben werden. Auch können mehr Artikel angelegt werden, als es die maximale Artikelzahl pro Reservierung zulässt.
Bearbeiten/anlegen

In der Bearbeitung eines Verkäufers lassen sich dessen Stammdaten verändern.

sellers edit

Warning
Bitte achten Sie auf die Korrektheit der eMail-Adresse, wenn Sie diese ändern wollen. Sollte diese nicht korrekt sein, kann der Verkäufer keine Nachrichten mehr erhalten oder es bekommt sogar eine dritte Person die Mails und erhält damit Zugang zum geschützten Bereich des Verkäufers.
Note
Ein frisch angelegter Verkäufer gilt noch als nicht aktiv. Es wird zunäcsht eine Registrierungsbestätigungsmail an die eingegebene eMail-Adresse geschickt. Erst mit Klick auf einen Link in der Registrierungsbestätigungsmail wird der Verkäufer aktiviert.

Termine

Hier können alle Ttermine und die zugehörigen Reservierungen verwaltet werden.

Übersicht

In der Übersicht befinden sich alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Termine. Es wird der Name sowie Verkaufsdatum und Reservierungsstart angezeigt. Es können neue Termine angelegt und bestehende Termine bearbeitet und gelöscht werden.

events index

Warning
Das Löschen eines Termins löscht auch sämtliche dafür angelegte Reservierungen, Artikel und Bewertungen. Sie haben danach keinen Zugriff mehr auf die Ergebnisse eines Termins. Das Löschen ist also nur zu empfehlen, wenn der Termin schon sehr lange vorbei ist und Sie keine Informationen dafür mehr benötigen oder wenn Sie einen Termin absagen müssen.
Termin anlegen/bearbeiten

Beim Anlegen/Bearbeiten eines Termins stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Auswahl.

Basisangaben

events edit base

Der Name des Termins prominent auf der Hauptseite des Websystems sowie in eMails und Abrechnungen/Dokumenten gezeigt.

In den Details eines Termins können Sie beliebig viel Informationen erfassen, die auf der Hauptseite des Websystems in der Terminübersicht dargestellt werden.

Tip
Sie können den Text besonders formattieren, indem Sie eine spezielle Notation benutzen. Details dazu finden Sie hier.

Die maximale Anzahl von Reservierungen definiert, wie viele Reservierungsnummern zur Verfügung stehen. Solange die Anzahl aktueller Reservierungen eines Termins kleiner ist als die maximale Anzahl, können Verkäufer eine Reservierung durchführen, sollten sie nicht bereits schon ihr Reservierungskontingent erschöpft haben.

Note
Im Verwaltungsbereich können auch noch Reservierungen vergeben werden, selbst wenn die maximale Anzahl von Reservierungen erreicht oder überschritten ist.

Der Typ eines Termins legt fest, ob es sich um einen Flohmarkt auf Kommissionsbasis handelt oder ob Tische/Standplätze vergeben werden. Bei Kommissionsflohmärkten werden Artikel durch die Verkäufer eingegeben und bei der Organisation vor Termin abgegeben und vom Organisationsteam sortiert. Nach Termin wird nicht verkaufte Ware zurücksortiert und den Verkäufern wieder zurückgegeben. Bei Tischflohmärkten erhält jede Reservierung einen Tisch / Standplatz zugeordnet und kümmert sich damit selbst um den Verkauf. Bei Kommissionsflohmärkten wird in der Regel eine Kommissionsgebühr erhoben (prozentualer Anteil am Verkaufspreis), während bei Tischflohmärkten ausschließlich eine Reservierungsgebühr zu entrichten ist. Die Eingabe von Artikeln durch Verkäufer ist nur bei Kommissionsflohmärkten verfügbar.

Note
Oft wird eine Reservierung im Rahmen von Kommissionsflohmärkten auch als Listenplatz bezeichnet.

Die maximale Anzahl von Artikeln je Reservierung definiert, wie viele Artikel eine Reservierung insgesamt anlegen darf. Diese Einstellung ist nur bei Flohmärkten auf Kommissionsbasis relevant.

Tip
Die maximale Anzahl von Artikeln für einen Termin ergibt sich aus Anzahl maximaler Reservierungen multipliziert mit maximaler Anzahl von Artikeln pro Reservierung.

In der Regel hat jeder Verkäufer die Möglichkeit, eine Reservierung pro Termin zu erhalten, sofern noch Reservierungsplätze verfügbar sind. Es kann jedoch bei Reservierungen pro Verkäufer festgelegt werden, dass ein Verkäufer mehr als eine Reservierung für diesen Termin durchführen kann.

Note
Jede Reservierung hat eine eigene Reservierungsnummer. Abrechnungen erfolgen immer auf Basis von Reservierungen und damit Reservierungsnummern, auch wenn sich hinter mehreren Reservierugnsnummern identische Verkäufer befinden. Die Reservierungsgebühr fällt pro Reservierung an.

Mit der Option Termin steht fest kann definiert werden, ob der eingestellte Verkaufstermin vollständig ist oder ob es sich um ein ungefähres Datum handelt. So kann man schon lange bevor das exakte Datum eines Termins feststeht, den Termin eintragen und so auf der Hauptseite sichtbar machen. Das Datum des Termins wird dann in Mails und auf der Hauptseite nur mit Monat und Jahr angegeben.

Reservierungs- und Artikeleingabephase

events edit reservation

Dem eigentlichen Verkaufszeiten ist die Reservierungs- und Artikeleingabephase vorangestellt. Mit Startpunkt der Reservierungsphase können Verkäufer eine Reservierung für den Termin durchführen, sofern noch Reservierungsplätze verfügbar sind. Erst mit Erhalt einer Reservierung können Verkäufer Artikel für einen Termin eingeben.

Note
Über den Verwaltungsbereich können bereits Reservierungen an Verkäufer vor dem Reservierungsstart und sogar noch nach Artikeleingabeende vergeben werden.
Tip
Zwischen Artikeleingabeende und Abgabezeit der Artikel durch die Verkäufer mindestens einige Stunden Abstand lassen. Dies gibt dem Verwaltungsteam die Zeit, die Abschlussmail an die Verkäufer zu schicken und die Verkaufsdaten auf die Kassensystem-Software zu übertragen.
Artikelabgabephase

Mit Abschluss der Artikeleingabephase müssen alle Verkäufer ihre Reservierungen durchgeführt, Artikel eingegeben und Etiketten erzeugt und an der Ware angebracht haben. Die Artikelabgabezeit bestimmt, wann die Verkäufer ihre Ware beim Organisationsteam abgeben müssen.

events edit handover

Es können mehrere Zeitfenster (auch an verschiedenen Tagen) definiert werden. Dazu klickt man auf Weiteres Zeitfenster hinzufügen. Zusätzliche Zeitfenster können auch wieder entfernt werden.

events edit handover details

Verkaufsphase

Die Verkaufsphase kann sich über mehrere Zeitfenster und Tage erstrecken. Es können weitere Zeitfenster hinzugefügt und bestehende wieder gelöscht werden.

events edit sale

Artikelabholphase

Nach Abschluss der Verkaufsphase können die nicht verkauften Artikel von den Verkäufern wiedser abgeholt werden. Hierüber lässt sich das (oder die) Zeitfenster einstellen, zu dem (denen) die Abholung durch die Verkäufer zu erfolgen ist.

events edit pickup

Preise / Gebühren

events edit price

Über Basis für Preisangaben lässt sich bestimmen, mit welcher Genauigkeit das System die Artikelpreise und Auszahlbeträge bestimmen soll. Ein Wert von 0,5 € bedeutet dabei, dass auf also 50 Cent Genauigkeit gearbeitet wird. Damit müssen Preise bei Artikeln immer ein Vielfaches von 50 Cent sein und Auszahlbeträge an die Verkäufer werden ebenso auf 50 Cent abgerundet.

Bei Umsatzanteil für Kommission wird bestimmt, welcher Anteil am Warenverkaufswert als Kommissionsgebühr einbehalten wird. Ein Wert von 0,2 bedeutet dabei zum Beispiel einen Anteil von 20% - also einem Fünftel.

Sofern die Funktion für Ihren Flohmarkt freigeschaltet, können Sie mit der Option Spenden nicht verkaufter Artikel festlegen, dass die Verkäufer bei der Artikeleingabe die Wahl für jeden Artikel haben, diesen zu spenden, sollte er nicht verkauft werden. Auf den Etiketten solcher Artikel befindet sich dann eine entsprechende Markierung, die es dem Organisationsteam erlaubt, beim Zurücksortieren Spendenartikel zu sondieren.

Mit der Reservierungsgebühr können Sie eine Basisgebühr pro Reservierung definieren, welche in jedem Fall vom Verkäufer zu entrichten ist. Diese Gebühr können Sie entweder im Vorfeld (z.B. bei der Artikelabgabe) vom Verkäufer abverlangen oder in der Abrechnung vom Auszahlbetrag an den Verkäufer abziehen. Das System berücksichtigt standardmäßig die Reservierungsgebühr in der Abrechnung.

Note
Bei Terminen auf Tischbasis ist ausschließlich die Reservierungsgebühr zu definieren. Eine Abrechnung erfolgt hierbei nicht.

Bei aktivierter Option Reservierungsgebühr wird im Voraus bezahlt werden von Auszahlungsbeträgen auf Abrechnungen für diesen Termin keine Reservierungsgebühren abgezogen.

Helfersystem

events edit support

Ist das Helfersystem für Verkäufer freigeschaltet, so können Verkäufer sich in Helfergruppen für diesen Termin innerhalb ihres geschützten Bereiches eintragen, sofern noch Helferplätze für diesen Termin frei sind. Ist diese Option nicht aktiviert, können ausschließlich im Verwaltungsbereich Helferplätze an registrierte Verkäufer vergeben werden.

Ist die Option Helfer können sich wieder austragen aktiviert, so können sich Verkäufer, die als Helfer in Helfergruppen für diesen Termin eingetragen sind, wieder selbständig austragen. Ist diese Option nicht aktiviert, erscheint stattdessen ein Hinweis, dass sich der Helfer den Veranstalter kontaktieren muss, sollte er als Helfer nicht mehr teilnehmen können. Es können ausschließlich im Verwaltungsbereich Helfer wieder entfernt werden.

Termin Detailansicht

In der Detailansicht können Sie die Stammdaten des Termins sehen und haben zudem Zugriff auf die Reservierungen, Statistiken und Bewertungen.

events show

In der Detailansicht eines Termins ist neben den eingegebenen Daten auch ein Token zu finden. Dieses Token können Sie zur Übertragung der Daten für diesen Termin in die Kassensystem-Software benutzen. Steht Ihnen auf keinem Laptop mit dem Kassensystem eine Internetverbindung zum Websystem zur Verfügung, können Sie alternativ die Daten des Flohmarkts nach Reservierungs- und Artikeleingabephase über Daten herunterladen in eine Datei speichern und zum Beispiel mit einem USB-Stick auf die Kassensysteme verteilen.

Standardmails

In der Detailansicht haben Sie abhängig von der aktuellen Phase des Termins die Möglichkeit, vordefinierte Standardmails an die Verkäufer auszulösen. Der Inhalt der Standardmails kann zuvor in den Stammdaten individuell angepasst werden.

Die in der Termindetailansicht auslösbaren Mails sind:

Reservierungseinladung

Bedingung: Reservierungs-/Artikeleingabephase noch nicht beendet

Zielgruppe: Alle Verkäufer, die noch keine Reservierung für diesen Termin haben

Inhalt: Informationen über den Termin inklusive einen Link mit dem direkt eine Reservierung durchgeführt werden kann. Der Zeitpunkt des Reservierungsstarts steht üblicherweise in der Mail. Der Link zur Reservierung führt nur dann zu einer Reservierung, wenn der Startzeitpunkt erreicht ist und noch Reservierungen verfügbar sind.

mails invitation

Tip
Lösen Sie diese Mail mindestens eine Woche vor Reservierungsstart aus, damit alle Verkäufer die Möglichkeit haben, sich auf den Reservierungsstart vorzubereiten.
Note
Sollte diese Mail für einen Termin bereits ausgelöst wurden sein, werden danach neu angelegte Registrierungen diese Mail mit der Aktivierung nachträglich bekommen, sofern die Reservierungsphase noch nicht beendet ist.
Erinnerung vor Bearbeitungsschluss

Bedingung: Die Reservierungs- und Artikeleingabephase läuft noch

Zielgruppe: Alle Verkäufer, die eine Reservierung für diesen Termin haben

Inhalt: Es wird darauf hingewiesen, dass die Artikeleingabe bald endet (mit Angabe des Datums) und daran erinnert, die Artikel bis dahin einzugeben oder die Reservierung für Wartende freizugeben.

mails reservation closing

Tip
Lösen Sie die Mail spätestens 2 Tage vor Artikeleingabeende aus.
Bearbeitungsabschluss

Bedingung: Die Reservierungs- und Artikeleingabephase ist beendet

Zielgruppe: Alle Verkäufer, die eine Reservierung für den Termin haben

Inhalt: Neben den Informationen zum Abgabezeitrahmen der Artikel enthält diese Mail einen Anhang mit den Etiketten aller Artikel zum Ausdrucken.

mails reservation closed

Tip
Lösen Sie die Mail unmittelbar nach Artikeleingabeende aus, noch bevor Sie die Daten auf die Kassensoftware übertragen. So gehen Sie sicher, dass alle Etiketten und Artikelnummern für sämtliche eingegebenen Artikel erzeugt wurden.
Abschluss

Bedingung: Verkaufsphase beendet

Zielgruppe: alle Verkäufer mit einer Reservierung für den Termin

Inhalt: Diese Mail enthält zum einen die Abrechnung für eine Reservierung. Zum anderen gibt sie dem Verkäufer die Möglichkeit, eine Statistik über den Termin einzusehen und den Termin zu bewerten und Vorschläge zur Verbesserung zu geben.

mails finalize

Reservierungen

Über die Detailansicht gelangen Sie zu den Reservierungen für einen Termin. Hier werden die aktuellen Reservierungen aufgelistet. Eine Suche auf Basis von Verkäuferstammdaten ist hier möglich. Es wird Verkäufername, Ort, eMailadresse, die Anzahl eingegebener Artikel für die Reservierung sowie Reservierungsgebühr und Kommissionsanteil angezeigt. Die Artikel für jede Reservierung kann angezeigt und bearbeitet werden. Jede Reservierung kann wieder freigegeben werden. Mit Klick auf den Namen für eine Reservierung sind die Details für einen Verkäufer einsehbar.

reservations index

Es lassen sich Reservierungsgebühr, Kommissionsanteil und maximale Artikelzahl pro Reservierung individuell einstellen. Findet keine individuelle Einstellung statt, gelten die Daten, die beim Termin voreingestellt sind.

reservations edit

Es können hier auch neue Reservierungen angelegt werden, selbst wenn die Reservierungsphase noch nicht gestartet oder bereits vorbei bzw. wenn das Limit der Reservierungen bereits erreicht ist. Beim Hinzufügen von Reservierungen müssen die Verkäufer ausgewählt werden, welche eine Reservierung erhalten sollen. Es werden nur Verkäufer aufgelistet, die noch keine Reservierung für diesen Termin haben, bzw. deren Reservierungskontingent noch nicht erschöpft ist.

reservations new

Sollte in den Systemeinstellungen die Funktion aktiviert sein, dass Reservierungsnummern individuell vergeben werden können, so kann stets eine Reservierung erzeugt und dabei eine der noch freien Reservierungsnummern zugeordnet werden:

reservation new

Sperren

Über die Detailansicht eines Termins gelangen Sie zu den Sperren für diesen Termin. Eine Sperre für einen Verkäufer für einen Termin verhindert, dass dieser Verkäufer eine Reservierung für diesen Termin durchführen kann. Es werden alle gesetzten Sperren zu diesen Termin angezeigt. Jede Sperre gilt für einen Verkäufer und zeigt auch den Grund der Sperre an.

suspensions index

Es können neue Sperren hinzugefügt werden. Dabei können ein oder mehrere Verkäufer ausgewählt werden. Außerdem muss der Grund der Sperre angegeben werden. Dieser Grund wird dem/den Verkäufer(n) angezeigt, wenn diese die Reservierung für diesen Termin durchführen wollen.

suspensions new

Eine Sperre kann jederzeit gelöscht oder der Grund dafür bearbeitet werden.

suspensions edit

Leihgeräte

Über diesen Punkt können Leihgeräte bestellt werden, die zum Durchführen des Termins benötigt werden.

rentals

Da die Anzahl der uns zur Verfügung stehenden Leihgeräte beschränkt ist, ist eine zeitnahe Eintragung der benötigten Leihgeräte zu empfehlen. Die Eintragung der Leihgeräte gilt für uns als Hinweis und zur Planung der Leihgeräteverteilung. Sie ist keine Garantie, dass die Geräte auch wirklich zur Verfügung stehen. Es ist daher empfohlen, sich separat per Mail mit uns in Verbindung zu setzen.

Statistiken

In den Statistiken sieht man die für den Termin angelegten Artikel gruppiert nach Kategorie. Gleiches gilt für verkaufte Ware. Es lassen sich die Rohdaten über Tabelle anzeigen darstellen und somit in ein Tabellenverarbeitungsprogramm überführen, um weitere Auswertungen durchzuführen.

events stats

Es finden sich hier auch Details zu den Einnahmen, dem Gesamtumsatz sowie Ausgaben (System- und Leihgebühren).

Ebenso ist eine Übersicht aller Reservierungen gruppiert nach Ort (Postleitzahl) sowie die Warteliste zu sehen.

Helferverwaltung

Hier gelangt man zur Verwaltung der Helfergruppen und der zugeordneten Helfer selbst.

support types

Es können neue Helfergruppen angelegt, sowie bereits angelegte bearbeitet und gelöscht werden.

support type edit

Helfergruppen haben einen Namen, eine genauere Beschreibung sowie eine Anzahl von erforderlichen Helfern für diese Gruppe.

Ebenso können die zugeordneten Helfer von Helfergruppen verwaltet werden.

supporters

Jedem Helfer kann ein Kommentar hinterlegt werden, um zum Beispiel besondere Vereinbarungen zu vermerken.

supporter edit

Bewertungen

Nach Abschluss des Termins kann hier die Übersicht der Bewertungen durch die am Verkauf teilgenommen Verkäufer eingesehen werden.

events reviews

Mails

Neben den vordefinierten Standardmails, die über die Detailansicht eines Termins ausgelöst werden können oder automatisch ausgelöst werden, kann man über diesen Menüpunkt individuelle Mails an bestimmte Verkäufer mit der im Flohmarkthelfer-System hinterlegten Absenderadresse verschicken.

emails

Neben dem Betreff kann der Inhalt der Mail frei definiert werden. Besondere Formattierungen sind mit einer speziellen Notation möglich. Details dazu finden Sie hier.

Die Liste der Verkäufer, an welche die Mail verschickt werden soll, ist frei durchsuch- und auswählbar.

Es können, wie bei den Standardmails auch, Platzhalter benutzt werden. Jedoch stehen nur die Verkäufer spezifischen Platzhalter zur Verfügung. Siehe hierzu die zur Verfügung stehenden Platzhalter bei Verkäuferdaten.

emails sellers

Vorauswahl

Es kann mit Hilfe der Optionen auch eine Vorauswahl von Verkäufern definiert werden. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

emails options

aktiv

Aktive Verkäufer haben mindestens einmal den Link in der Registrierungsbestätigung angeklickt, waren also mindestens einmal in ihrem geschützten Verkäuferbereich.

Reservierung für einen Termin

Über diese Option lassen sich alle Verkäufer vorselektieren, welche mindestens eine Reservierung für einen bestimmten Termin oder aber welche noch keine Reservierung für einen bestimmten Termin haben.

Artikel für einen Termin

Über diese Option lassen sich alle Verkäufer vorselektieren, welche Artikel für einen bestimmten Termin oder aber welche noch gar keine Artikel für einen bestimmten Termin eingegeben haben.

Warteliste für einen Termin

Über diese Option lassen sich alle Verkäufer vorselektieren, welche auf der Warteliste für einen bestimmten Termin oder aber welche nicht auf der Warteliste für einen bestimmten Termin stehen.

Kassensystem-Software

Die Kassensystem-Software wird im Verwaltungsbereich zum Herunterladen angeboten. Es handelt sich um eine Installationsdatei, die auf einem handelsüblichen Windows-Rechner installiert werden kann.

Kassenanzahl

Es steht Ihnen frei, wie viele Kassen Sie einsetzen wollen. Sie können sogar nur eine einzige Kasse für den den Flohmarkt verwenden. Die Kassensystem-Software ist auf beliebig viele Kassen installierbar. Jede Kasse für sich protokolliert alle Verkäufe und Stornos (in Folge auch Transaktionen genannt), die an ihr getätigt wurden.

Spätestens zum Zwecke der Abrechnung müssen die Transaktionen aller Kassen zusammengeführt werden. Das Übertragen von Transaktionen zwischen den Kassen wird Synchronisierung genannt. Die Synchronisierung kann sowohl über ein lokales Netzwerk (egal ob kabellos = WLAN oder kabelgebunden = LAN) als auch über einen Wechseldatenträger (USB-Stick) automatisch durchgeführt werden.

In einem weiteren Verlauf wird erläutert, wie die Synchronisierung eingerichtet und überwacht/durchgeführt werden muss.

Systemvoraussetzungen

Die Software ist standardmäßig lauffähig auf Windows (Vista, 7, 10). Es wird ein 64Bit-System empfohlen, aber auch ein 32Bit-System ist möglich.

Darüber hinaus ist die Software auch auf aktuellen Linux-Systemen (z.B. Ubuntu, Debian, Suse) und Mac OS X (10.8.3+, 10.9+) lauffähig. Ein Installationsprogramm dafür ist aktuell nicht verfügbar, kann jedoch auf Anfrage bereitgestellt werden.

Es werden mindestens 1GB RAM und 200 MB Festplattenspeicher vorausgesetzt.

Zum Installieren der Software und Austausch der Daten wird ein Wechseldatenträger (USB-Stick) mit mindestens 100 MB freien Speicherplatz vorausgesetzt.

Für die Synchronisierung über Netzwerk ist ein WLAN-Adapter (üpblicherweise in Laptops eingebaut) oder ein LAN-Anschluss (für kabelgebundenes Netzwerk) erforderlich. Des weiteren sind Administratorrechte zum Einrichten des Netzwerks und zur Freigabe der Kommunikation über dieses Netzwerk erforderlich.

Es werden Abrechnung, Unterschriftenlisten, Rechnungen und Etiketten als PDF-Dokumente erzeugt. Zum Anzeigen und ggf. Ausdrucken dieser Dokumente benötigen Sie ein entsprechendes Programm auf der Kasse installiert. Moderne Betriebssysteme können PDF-Dokumente standardmäßig anzeigen. Alternativ kann auch ein entsprechendes Anzeigeprogramm wie Adobe Acrobat oder Foxit Reader installiert werden.

Wollen Sie vor Ort die Dokumente ausdrucken, benötigen Sie einen an mindestens einer der Kassen eingerichteten Drucker.

Vorbereitungen

Unabhängig davon, ob Sie Internet beim Verkauf verfügbar haben oder nicht und egal wie viele Kassen Sie verwenden, sollten Sie folgende Vorbereitungen durchführen.

  1. Laden Sie aus dem Verwaltungsbereich die Kassensoftware flohmarkthelfer-setup.exe herunter:

download software

  1. Nachdem das Artikeleingabeende erreicht ist, rufen Sie die Termindetails auf und lösen Sie die Bearbeitungsabschlussmail aus:

mails reservation closed

  1. Laden Sie die Daten des Termins (Datei flohmarkthelfer.data) in den Termindetails herunter:

download data

  1. Kopieren Sie die Installationsdatei flohmarkthelfer-setup.exe und die Termindaten flohmarkthelfer.data in ein extra dafür angelegtes und ansonsten leeres Verzeichnis auf einen USB-Datenträger (z.B. E:\flohmarkthelfer).

HINT: Wenn Sie auf einem Kassensystem Internetanschluss haben können (zum Beispiel per WLAN-Hotspot über Mobiltelefon) können Sie mit Hilfe der Online-Datenaustauschfunktionen in den Einstellungen der Kassensoftware die Daten aus dem Online-System herunterladen. Damit können Sie auf das Herunterladen und Ablegen der Daten auf dem USB-Stick verzichten. sie benötigen aber das in den Termindetails zu sehende Token.

Netzwerkeinrichtung

Sollten Sie mehrere Kassen einsetzen und eine Synchronisierung der Kassen über Netzwerk durchführen wollen (wir empfehlen dies aus Gründen der maximalen Ausfallsicherheit und Anwendbarkeit), sollten Sie die Kassen in einem lokalen Netzwerk miteinander verbinden. Hierbei können Sie ein kabelgebundes Netzwerk (LAN) oder ein kabelloses Netzwerk (WLAN) verwenden.

Für zwei Kassen

Sollten Sie nur zwei Kassen benötigen, können Sie diese direkt miteinander verbinden.

kabelgebunden

Wenn Sie kabelgebunden arbeiten wollen, benötigen Sie dafür bei beiden Kassen eine Netzwerkbuchse und ein sogenanntes Crossover-Kabel. Details zum Einrichten eines kabelgebundenen Netzwerks über Crossover-Kabel für Windows 7 finden Sie hier. Weitere Anleitungen und Videos auch für andere Betriebssystem finden Sie, wenn Sie nach den Stichworten "Netzwerk crossover windows" im Internet suchen.

kabellos

Bei einem kabellosen Netzwerk benötigen Sie einen WLAN-Adapter auf jeder Kasse. Jedes Laptop hat in der Regel einen WLAN-Adapter eingebaut. Um zwei Geräte miteinander kabellos zu verbinden, muss ein Ad-hoc-Netzwerk zwischen beiden Geräten aufgebaut werden. Details zum Einrichten eines Ad-hoc-Netzwerks für Windows finden Sie beispielsweise hier. Sie können auch im Internet nach "ad-hoc netzwerk einrichten windows" suchen, um weitere Quellen zu finden. Auch die Hilfe Ihres Betriebssystems sollte Ihnen Details zum Einrichten eines ad-hoc-Netzwerks zeigen können.

Für mehr als zwei Kassen

Zur Verbindung von mehr als zwei Kassen in einem Netzwerk ist ein Router erforderlich. Dies kann ein Router mit LAN-Kabelanschluss für ein kabelgebundenes Netzwerk oder ein WLAN-Router für ein kabelloses Netzwerk sein. Handelsübliche WLAN-Router gibt es von AVM (Fritz!Box), TP-Link, Netgear und vielen anderen Herstellern.

Warning
Aus Gründen der Datensicherheit und zum Schutz des Netzwerks benutzen Sie bitte ein geschütztes WLAN (WPA). In der Regel bieten aktuelle WLAN-Router geschützte Netzwerke standardmäßig an.

Wir bieten auch zum Verleih vorkonfigurierte WLAN-Router an.

Installation

Zur Installation der Kassensystem-Software stecken Sie den USB-Datenträger in jede der zu verwendenden Kassen nacheinander ein und starten das Programm flohmarkthelfer-setup.exe.

Im ersten Schritt werden Sie nach dem Ordner im Programmverzeichnis gefragt, unter die Start-Verknüpfung angelegt werden soll. Auf dem Deskop wird auch eine Verknüpfung zum Flohmarkthelfer Kassensystem angelegt. Sie können diese Einstellung so lassen und einfach auf Weiter klicken.

setup1

Im zweiten Schritt wird nach dem Namen der Kasse, der Basis-Webadresse des Flohmarkt-Websystems sowie einem Verzeichnis zur automatischen Synchronisation und für Sicherheitskopien gefragt.

setup2

Der Name der Kasse wird als Kennung im Verbund mehrerer Kassensysteme benutzt. In der Regel nimmt man hier eine Nummerierung der Kassen vor. Wenn Sie nur eine Kasse einsetzen, ist dieser Wert uninteressant.

Wenn Sie mehrere Kassen haben, diese aber nicht über ein Netzwerk (WLAN) miteinander verbinden können, haben Sie die Möglichkeit, die Daten zwischen den Kassen per USB-Datenträger zu synchronisieren. Als Verzeichnis zur automatischen Synchronisation geben Sie dazu bitte den Verzeichnispfad an, der auf den eingesteckten USB-Stick verweist. Das Verzeichnis kann das gleiche sein, in dem sich flohmarkthelfer-setup.exe und flohmarkthelfer.data befinden. Der Datenträger sollte möglichst genug freien Speicherplatz für die Synchronisation haben (ca. 10 MB minimum). Sollten Sie die Synchronisation über USB-Datenträger nicht benötigen, ignorieren Sie den eingestellten Wert. Sie können ihn später mit einer Neuinstallation der Kassensoftware oder in der Konfigurationsdatei ändern.

Warning
Das gewählte Verzeichnis zur Synchronisierung muss auf den Wechseldatenträger zeigen und muss bei allen Kassen auf das selbe Verzeichnis verweisen. Achten Sie darauf, dass der Wechseldatenträger bei unterschiedlichen Kassen unter einem anderen Laufwerksbuchstaben (D:, E:, F: usw.) zu finden sein kann.

Im dritten Installationsschritt können Sie weitere Optionen festlegen.

setup3

Im Standardmodus werden in der Kassensoftware lediglich die Funktionen bereitgestellt, die ausschließlich für den Betrieb einer Kasse vorgesehen sind. Dazu zählt das Verkaufen, das Stornieren, die Artikelsuche und das Anzeigen der Statistiken.

Im erweiterten Modus werden neben den Standard weitere Funktionen bereitgestellt. Dazu gehören das Testscannen von Barcodes, das erneute Erzeugen und Ausdrucken von Etiketten und Barcodes, das nachträgliche Einsehen von Transaktionen und Ausdrucken von Rechnungen, das Erstellen der Gesamtabrechnung sowie der Zugriff auf die Einstellungen zum Synchronisieren mit dem Online-System und mit anderen Kassensystemen.

Tip
Lassen Sie eine Kasse im erweiterten Modus für die Artikelannahme und -abgabe laufen. Alle anderen Kassen können im Standardmodus bleiben.

Ein Wechsel des Modus ist entweder durch eine Neuinstallation der Kassensoftware oder durch eine Änderung in der Konfigurationsdatei möglich.

Mit der Option PLZ bei Verkauf erfassen haben Sie die Möglichkeit, beim Verkauf den Käufer nach seiner PLZ zu fragen und diese mit anzugeben. Dabei wird ein weiteres Feld beim Verkaufsdialog angezeigt, in dem die PLZ eingegeben werden kann (nicht zwingend). Dies kann später zur Erstellung einer Statistik über den Herkunft der Käufer benutzt werden. Dies kann helfen, um in Zukunft das Aushängen von Plakaten zum Aufmerksammachen auf den Flohmarkt zu optimieren.

Mit der Option Datenbank leeren können Sie dafür sorgen, dass bei der Installation sämtliche Artefakte einer vorhergehenden Benutzung der Kassensoftware (z.B. von vergangenen Flohmärkten oder durch Testverkäufe/Proben der Software) gelöscht werden.

Warning
Aktivieren Sie diese Option nicht, wenn Sie bereits auf dem Kassensystem Verkäufe durchgeführt haben, die nicht verloren gehen sollen.
Note
Haben Sie neben dem Installationsprogramm flohmarkthelfer-setup.exe auch die Termindaten (flohmarkthelfer.data) im gleichen Verzeichnis liegen, wird Ihnen beim ersten Start der Kassensoftware noch einmal die Option gegeben, die aktuellen Daten zu löschen und mit den mitgelieferten Termindaten zu ersetzen.

Nach der Installation der Software befindet sich sowohl unter dem Startmenü als auch auf dem Desktop ein Eintrag zum Starten des Flohmarkthelfer Kassensystems.

desktop

Start

Sollten Sie die Netzwerksynchronisierung zwischen den Kassen verwenden wollen, stellen Sie bitte vor Start des Kassensystems sicher, dass die Kasse eine Netzwerkverbindung hat. Dazu gibt es in der Regel ein kleines Symbol in der globalen Statusleiste des Betriebssystems.

Beim Start des Kassensystems wird zunächst ein Startbild angezeigt.

splash

Abhängig davon, wie schnell Ihr Rechner ist, kann es einige Sekunden dauern, bis das Programm geladen ist. Bei sehr langsamen Laptops mit sehr wenig Speicher kann dies durchaus bis zu eine Minute dauern.

Starten Sie die Software nach der erstmaligen Installation und haben Sie die Termindaten im gleichen Verzeichnis wie das Installationsprogramm gelegt, so erscheint die folgende Meldung:

import

Stimmen Sie hier bitte zu, damit die Daten des Termins für den kommenden Verkauf importiert werden.

Warning
Beachten Sie, dass dabei alle eventuell bereits getätigten Transaktionen auf der Kasse zurückgesetzt werden.

Der Import war erfolgreich, wenn folgende Meldung angezeigt wird:

import success

Sollten Sie das Programm versehentlich ein zweites Mal gestartet haben, sehen Sie folgende Meldung:

2ndstart

Klicken Sie einfach auf OK und wechseln in das Fenster des zuerst gestarteten Programms.

Sollte das Netzwerk nicht korrekt eingerichtet und verfügbar sein, werden Sie folgende Meldung sehen:

networkerror

Wenn Sie die Kassensoftware ohne Netzwerksynchronisierung nutzen wollen, bestätigen Sie bitte die Meldung. Wenn Sie mit No/Nein antworten, beendet sich das Kassensystem.

Hauptfenster

Abhängig davon, ob Sie bei der Installation den Standardmodus oder den erweiterten Modus ausgewählt haben, erscheint ein anderes Hauptfenster. Im unteren Bereich ist der Status der Netzwerkverbindungen und Synchronisierung zu sehen. Details finden Sie hierzu im Kapitel Synchronisierung.

Standardmodus

standard

Es stehen die Funktionen Verkauf, Storno, Artikelsuche und Statistiken zur Verfügung.

erweiterter Modus

expert

Neben den gleichen Funktionen wie im Standardmodus werden hier zusätzliche Funktionen bereitgestellt.

Synchronisierung

In den Kapiteln Netzwerkeinstellung und Installation wurde bereits auf die Möglichkeit und das Einrichten der Synchronisierung zwischen mehreren Kassen eingegangen.

Es empfiehlt sich, schon während des Verkaufs eine Synchronisierung der Kassen untereinander aufrechtzuhalten. Am bequemsten, zuverlässigsten und schnellsten funktioniert dies über Netzwerk (WLAN). Aber auch eine Synchronisierung über einen USB-Wechseldatenträger sind möglich.

Über Netzwerk

Um bei einem zwar sehr unwahrscheinlichen, jedoch nicht ausgeschlossenen Fall des Totalausfalls einer Kasse während des Verkaufs (Laptop fällt runter, Festplatte defekt) den Verlust der Transaktionen dieser Kasse zu vermeiden, sorgt eine automatische und sofortige netzwerkbasierte Synchronisierung für die notwendige Sicherheit.

Solange ein Kassensystem mit anderen Kassensystemen verbunden ist, werden erzeugte Transaktionen von einer Kasse sofort auf alle verbundenen Kassen automatisch synchronisiert. Sollte die Netzwerkverbindung zwischen verschiedenen Kassen zeitweise gestört sein, versuchen alle Kassen, die eine Verbindung verloren haben, diese wieder automatisch herzustellen. Nach erfolgreicher Herstellung der Verbindung, werden automatisch alle Transaktionen untereinander abgeglichen. Somit werden auch nachträglich alle Transaktionen abgegelichen, die während der Trennung erzeugt wurden.

Über Wechseldatenträger

Die Synchronisierung über Wechseldatenträger funktioniert wie folgt:

Die Kassensystem-Software greift in regelmäßigen Abständen (alle 10 Sekunden) auf das bei der Installation angegebene verzeichnis zur Synchronisierung zu. Ist dieses Verzeichnis nicht verfügbar (da der USB-Stick zum Beispiel aktuell nicht in der Kasse eingestekct ist), wird die Synchronisierung nicht durchgeführt.

Ist das Verzeichnis verfügbar, werden sämtliche der Kassensystem-Software bekannten Transaktionen in ein Transaktionsprotokoll in dieses Verzeichnis abgelegt. Dabei wird der Name des Rechners im Dateinamen und als Dateiendung .transactions verwendet. Im Anschluss daran, werden alle anderen Dateien mit Dateiendung .transactions in diesem Verzeichnis gesucht und nacheinander eingelesen. Transaktionen, die in diesen Dateien enthalten sind, werden dabei in die lokale Datenbank der Kassensystem-Software eingetragen.

Ist der Vorgang der Synchronisierung abgeschlossen, wird für einen definierten Zeitbereich (ca. eine Minute) keine weitere Synchronisierung durchgeführt.

Die Synchronisierungsphase dauert dabei insgesamt nur wenige Sekunden. In der Statusanzeige im Hauptfenster wird die Synchronisierungsphase und -anzahl angezeigt.

Sollten Sie die Synchronisierung über USB-Stick durchführen wollen/müssen, stecken Sie bei allen Kassen reihum den selben USB-Stick einmal ein und warten danach maximal 10 Sekunden. Danach sollte spätestens die Statusanzeige von rot auf blau und wenige Sekunden danach auf grün springen. Damit ist die Synchronisierung abgeschlossen und Sie können den USB-Stick entfernen und zur nächsten Kasse gehen.

Wärhend der Synchronisierungsphase kann ganz normal an der Kasse weiter verkauft werden. Die Synchronisierung läuft unabhängig davon.

Tip
Um ganz sicher zu gehen, dass alle Transaktionsdaten auf den Wechseldatenträger vollständig geschrieben wurden, benutzen Sie die Auswerffunktion für Wechseldatenträger des Betriebssystems. In der Regel ist das Entfernen von USB-Sticks ohne Auswerffunktion kein Problem. Es kann aber sein, dass beim nächsten Einstecken an einer anderen Kasse eine Warung angezeigt wird, dass der Wechseldatenträger nicht korrekt entfernt wurde.
Statusanzeige

Sowohl im Standard- als auch im erweiteren Modus wird am unteren Rand des Hauptfensters der aktuelle Status der Netzwerkkommunikation und Synchronisierung über Wechseldatenträger angezeigt.

Netzwerkverbindungen

Sollten Sie die Netzwerksynchronisierung nutzen, vergewissern Sie sich, dass spätestens eine Minute nach dem Starten aller Kassensysteme im Netzwerkverbund bei jeder Kasse angezeigt wird, dass sie mit den anderen Kassen verbunden ist. Anstelle "Keine Verbindung" sollte dann (je nachdem wie viele Kassen im Verbund eingerichtet wurden) "Verbunden mit N System(en)" angezeigt werden.

Wenn Sie auf die Funktion Statistiken klicken, können Sie Details über die anderen verbunden Kassensysteme sehen.

networkdetails

Unter Verbunden mit sind alle verbundenen Kassensysteme aufgelistet. Dabei wir der Name der Kasse (angegeben bei der Installation der Kassensystem-Software), die Netzwerk-IP-Adresse, der Name des Rechners (falls ermittelbar) sowie der Zeitunterschied (dT) zwischen der verbundenen und der eigenen Kasse angezeigt.

Note
Sollte der Zeitunterschied zwischen den Kassen größer als wenige Minuten sein, stellen Sie bitte die Uhrzeiten der Kassen gleich ein, da die Transaktionen mit der Uhrzeit der Kasse auf denen sie erzeugt wurden, protokolliert werden und so ggf. nicht mehr in korrekte chronologische Reihenfolge gebracht werden können.

Sollte bei einer Kasse auch nach einer Minute Wartezeit weniger Verbindungen angezeigt werden als wie es andere Kassen im Netzwerkverbund gibt, so versuchen Sie zunächst einfach einen Neustart der Kassensystem-Software. Hat der Neustart keine Verbesserung gebracht, prüfen Sie bitte die Netzwerkeinstellungen des Betriebssystems. Besteht die Netzwerkverbindung, kann die Ursache der fehlerhaften Kommunikation eine zu strikt eingestellte Firewall-Software auf dem System sein. Deaktivieren Sie daher temporär die Firewall in Ihrem Betriebssystem. Details zum Ausschalten/Deaktivieren der Firewall finden Sie im Internet bei der Suche nach "Windows firewall ausschalten".

Warning
Vergessen Sie bitte nicht, die Firewall nach Ende des Verkaufs und abgeschlossener Synchronisierung wieder zu aktivieren. In der Regel warnt Sie auch Ihr Betriebssystem, solange Sie die Firewall ausgeschaltet haben.
Wechseldatenträger

Der Status der Synchronisierung über Wechseldatenträger ist rechts neben dem Status für Netzwerkverbindungen zu sehen Das Wort SYNC wird abhängig vom aktuellen Zustand der Synchronisierung über USB-Stick in verschiedenen Farben dargestellt. Die in Klammern dahinter angegebene Zahl gibt an, wie oft die Synchronisierung über USB durchgeführt wurde.

Note
Sollten Sie die Synchronisierung über Netzwerk durchführen und sind alle Kassen per Netzwerk korrekt verbunden, ignorieren Sie diesen Status.

Die Farben bedeuten im einzelnen:

SYNC (rot)

Das Verzeichnis zur Synchronisierung ist nicht verfügbar. Der USB-Stick ist entweder nicht in einen USB-Port der Kasse eingesteckt oder es wurde das Verzeichnis nicht korretk bei der Installation angegeben.

SYNC (grün)

Das Verzeichnis zur Synchronisierung ist verfügbar. Es wird aktuell keine Synchronisierung durchgeführt. Der USB-Stick kann sicher entfernt werden.

SYNC (blau)

Das Verzeichnis zur Synchronisierung ist verfügbar und es läuft aktuell eine Synchronisierung. Der USB-Stick sollte nicht entfernt werden, solange die Synchronisierung läuft.

Verkauf

In der Verkaufsfunktion befindet sich im oberen Bereich eine Eingabezeile, in der Sie den Artikelcode eingeben müssen. Diese Eingabe können Sie ganz bequem mittels Einscannen des Barcodes auf dem Etikett mit einem handelsüblichen Barcode-Scanner durchführen. Sollte der Barcodescanner einmal nicht den Barcode auslesen, können Sie alternativ den unter dem Barcode angegebenen Artikelcode per Tastatur eingeben und dann RETURN/ENTER drücken.

Note
Der Typ der verwendeten Barcodes ist EAN-128. Dies ist der meist genutzte Barcode-Standard in Europa und die meisten Barcode-Scanner können diesen ohne Probleme lesen.

Mit Einlesen des Barcodes oder Eingabe des Artikelcodes erscheint der hinzugefügte Artikel in der Artikelliste darunter. Sie können sofort den nächsten Artikel einlesen.

sale

Note
In der Regel gibt jeder Barcode ein akustisches Signal (Piepton), wenn der Barcode gelesen werden konnte und dabei wird der Barcode vom Barcodeleser so eingegeben als hätte man den Code per Tatstatur eingegeben. Sollte der Artikel trotz Piepton nicht in der Artikelliste auftauchen, und kein Fehler angezeigt werden, vergewissen Sie sich bitte, dass die Eingabeaufforderung in der Eingabezeile aktiv ist und das Verkaufsfenster das aktive Fenster ist.

Mit jedem eingelesenen Artikel erhöht sich die Artikelanzahl und Summe im unteren Bereich.

Doppeltes Einscannen

Sollten Sie versehentlich einen Artikel doppelt oder mehrfach einscannen, erscheint eine Warnung und der Artikel wird nicht erneut hinzugefügt.

saledoublescan

Bereits verkaufte Artikel

Sollte ein Artikel bereits verkauft worden sein, wird ebenso eine Warnung angezeigt.

sale alreadysold

Die Ursache hierfür kann sein, dass der Verkäufer das Etikett mehrfach ausgedruckt und an mehreren Artikeln angebracht hat. Dies ist nicht zulässig. Jeder Artikel muss ein eindeutiges Etikett haben. Der Artikel kann daher nicht verkauft werden. Sie müssen entweder den Artikel zur Seite legen oder Sie verkaufen den Artikel an den Käufer separat.

Unbekannte Artikelcodes

Sollten Sie einen Artikel einscannen, den das System nicht kennt, wird folgendes angezeigt:

sale unknown

Dieser Artikel kann dann nicht verkauft werden.

Mögliche Ursachen dafür können sein:

  • Sie haben möglicherweise den falschen Barcode gescannt. Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie das korrekte Etikett scannen.

  • Sie haben sich bei der manuellen Eingabe des Artikelcodes vertippt. Überprüfen Sie Ihre Eingabe.

  • Das Etikett stammt von einem anderen Flohmarkttermin. Dieser Artikel kann daher hier nicht verkauft werden. Legen Sie den Artikel beiseite oder verkaufen Sie den Artikel separat.

Verkauf abschließen

Sollten alle Artikel für einen Käufer eingelesen sein, drücken Sie einfach die Taste ENTER oder RETURN (oder klicken Sie auf Fertig). Daraufhin erscheint ein Dialog zum Abschließen der Transaktion.

salefinalize

Hier wird noch einmal die Kaufsumme angezeigt und es kann nun optional das Bargeld des Käufers eingetragen werden, damit das auszuzahlende Wechselgeld berechnet werden kann. Mit Drücken von ENTER oder RETURN wird das Wechselgeld auf Basis der Eingabe bei BAR-Zahlung berechnet.

salefinalizebar

Tip
Sie benötigen im Normalfall keine Maus. Sie brauchen nur das Nummernfeld der Tastatur, um ggf. Brageldangaben zu machen und die ENTER-Taste zu drücken.

Nachdem das Geld bezahlt und das Rückgeld ausgezahlt wurde, muss nun die Transaktion abgeschlossen werden, indem noch einmal ENTER oder RETURN betätigt (oder OK geklcikt) wird.

Mit Bestätigung des Verkaufs mit einem erneuten OK/ENTER/RETURN wird das Fenster geschlossen und das Verkaufsfenster wieder im Vordergrund angezeigt und zurückgesetzt. Alle verkauften Artikel sind aus der Artikelliste verschwunden und die Artikelanzahl und Summe sind wieder auf 0.

Sollte es notwendig sein, einen Verkauf doch noch nicht abzuschließen (Bargeld des Kunden reicht nicht aus oder es soll noch etwas hinzukommen bzw. zurückgegeben werden), kann der Dialog abgebrochen werden (ESC-Taste oder Cancel betätigen). Damit wird das Fenster auch geschlossen, das Verkaufsfenster weist aber immer noch alle Artikel des Verkaufs auf. Es kann nun die Korrektur vorgenommen werden (weitere Artikel hinzufügen oder bestimmte Artikel entfernen). Danach kann wie gewohnt der Verkauf abgeschlossen werden.

Note
Erst mit Abschließen des Verkaufs wird eine Transaktion erzeugt und protokolliert sowie an die anderen Kassensysteme synchronisiert. Die Artikel gelten erst mit Erzeugung der Transaktion als verkauft.

Storno

Sollte ein bereits verkaufter Artikel wieder zurückgegeben werden (bspw. ist nach dem Verkauf eine Verschmutzung/Beschädigung des Artikels aufgefallen), kann durch die Stornofunktion dieser Artikel wieder zurückgenommen werden.

refund

Der Inhalt des Fensters ähnelt dem Verkaufsfenster. Auch hier können Artikelcodes eingescannt werden und der Storno mit einfachem ENTER/RETURN/Fertig zum Abschluss gebracht werden.

refundfinalize

Die Eingabe eines Rückgelds entfällt hier. Die Kassen sollten in der Lage sein, das Geld exakt herauszugeben.

Auch bei Stornos gilt, dass die Transaktion erst erzeugt, protokolliert und synchronisiert wird, wenn das Storno abschließen mit RETURN/ENTER/OK bestätigt wird.

Artikelsuche

Hin und wieder gehen Etiketten bei Artikeln verloren. Ist an der Kasse das Etikett für einen Artikel nicht zu finden, kann man unter Umständen über die Artikelsuche den notwendigen Artikelcode finden. Dazu kann man bis zu 3 Suchbegriffe eingeben, um so die möglichen Artikel einzuschränken.

Tip
Informieren Sie Ihre Verkäufer, dass die Artikelbeschreibung so genau wie möglich sein sollte, was das Auffinden der Artikel über die Suche erleichtert.

search

In diesem Beispiel konnte anhand der Suchbegriffe das Ergebnis auf zwei Artikel reduziert werden. Eines der Artikel ist bereits verkauft. Damit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es sich bei dem zu verkaufenden Artikel um den anderen handelt.

Warning
Es ist nicht garantiert, dann der richtige Artikel gefunden werden kann. Im Zweifel dürfen Sie den Artikel nicht verkaufen, da Sie damit möglicherweise einen Verkäufer auf Kosten eines anderen Verkäufers einen Umsatz zuordnen.

Statistiken

In den Statistiken finden Sie Informationen zu der in der in den Termindaten befindlichen Artikel und Transaktionen.

stats

Die Anzahl der Artikel sollte nach dem Importieren der Daten aus dem Online-System mit den Terminstatistiken im Onlinesystem für diesen Termin übereinstimmen.

Die Anzahl der Transaktionen sat, wie viele Verkäufe und Stornos insgesamt durchgeführt wurden.

Anzahl und Summe verkaufter Artikel geben Auskunft des aktuellen Verkaufsstands.

Unter Verbunden mit werden alle Kassensysteme aufgelistet, mit denen das aktuelle Kassensystem verbunden ist. Details hierzu unter Synchronisierung.

Annahme Verkäuferliste

Für die Annahme der zu verkaufenden Artikel der Verkäufer kann eine Unterschriftenliste für die Verkäufer erzeugt werden, damit die Verkäufer noch einmal per Unterschrift den Teilnahmebedingungen zustimmen.

Rückgabe Verkäuferliste

Mit dieser Unterschriftenliste kann die Vollständigkeit der nicht verkauften Artikel sowie der ausbezahlte Betrag des Anteils vom Verkauf bei der Abholung durch die Verkäufer quitttiert werden.

Optional kann auf der Liste neben jeder Reservierung der Auszahlbetrag angezeigt werden. Aus Datenschutzgründen kann diese Spalte jedoch auch weggelassen werden.

Barcode-Test

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie bei der Annahme der Artikel exemplarisch oder vollständig die Barcodes durch die Verkäufer ausgedruckten und an der Ware angebrachten Etiketten testen, ohne einen Verkauf auszulösen. Es wird nicht nur geprüft, ob der Barcode lesbar ist, sondern auch ob der der damit erkannte Artikel in der Datenbank enthalten ist.

barcodetest

Vergewissern Sie sich, dass in der obersten Zeile die Eingabe aktiviert ist und lesen dann mit dem Barcode-Scanner die Etiketten ein. Es sollte damit der Artikel in der Liste darunter hinzugefügt werden.

Sie können die Tabelle jederzeit über Betätigen von Tabelle leeren zurücksetzen. Bester Zeitpunkt ist dafür das Beginnen von Testscans bei einem neuen Verkäufer.

Sollte ein Artikel nicht in der Datenbank vorkommen, wird dies mit rotem Text angezeigt. Dieser Artikel kann nicht auf dem Flohmarkt verkauft werden.

Tip
Sollte ein Artikel mit falschem Etikett eines Verkäufers beim Test-Scannen auffallen, sollten Sie gleich alle Artikel dieses Verkäufers auf Gültigkeit prüfen und ungültige Artikel nicht annehmen.

Sollten Sie beim Barcode-Testscannen feststellen, dass viele der Etiketten eines Verkäufers nicht einlesbar sind, können Sie zumindest die Nummern unter dem Barcode eingeben und damit prüfen, dass diese gültig und in der Datenbank vorhanden sind.

Barcodes drucken

Sind sämtliche Etiketten von bestimmten Verkäufern nicht durch den Barcode-Leser erkennbar und sogar die Nummern unter den Barcodes nicht lesbar, so können Sie direkt vor Ort die Etiketten noch einmal auszudrucken.

barcodesprint

Geben Sie hierbei die Reservierungsnummer an. Sie haben die Möglichkeit, die kompletten Etiketten auszudrucken oder nur den Barcode mit der darunter befindlichen Nummer.

barcodesprint2

Nun Klicken Sie bitte auf den Text darunter, um das erzeugte Dokument zu öffnen und auszudrucken.

barcodepdf

labelpdf

In beiden Fällen empfehlen wir die Verwendung von Klebeetiketten, die recht schnell über die nicht lesbaren Etiketten geklebt werden können. Im Einzelhandel und Schreibwarengeschäften gibt es A4-Bögen mit entsprechende Klebeetikett-Größen.

Etikettenformat

Die Kassensoftware druckt 5x3 Etiketten pro A4-Blatt aus. Das Etikettenformat ist 70 x 50,8 mm.

Bei den Barcodeetiketten werden 14x4 pro Blatt erzeugt, was einer Etikettengröße von 52,5 x 21,2 mm entspricht.

Abrechnung

Warning
Bevor Sie die finale Abrechnung des Flohmarkts durchführen, vergewissern Sie sich bitte, dass alle Kassen die gleiche Anzahl von Transaktionen und verkauften Artikeln in den Statistiken aufweisen. Sollte dies nicht der Fall sein, sorgen Sie für eine korrekte Synchronisierung (über Netzwerk oder USB-Stick) zwischen den Kassen.

Mit der Abrechnungsfunktion stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Klicken Sie einfach auf die jeweilige Abrechnung, die Sie erzeugen und öffnen/ausdrucken wollen.

finalization

Über die Gesamtübersicht erhalten Sie eine Abrechnung, welches die Einnahmen des Flohmarkts in der Summe zeigt und die Auszahlbeträge an die Verkäufer auflistet. Ebenso werden hier Auflistungen der Verkäufer nach denen, die Artikel zurückbekommen und denen, die keine Ware mehr zurückbekommen. Sollten Spenden für den Termin aktiviert gewesen sein, findet sich hier auch eine Aufstellung der Verkäufer die ihre gesamte Ware gespendet haben.

finalizationtotal

Über die Abrechnung für Alle Verkäufer erzeugen Sie eine detaillierte Abrechnung für alle Reservierungen. Auf jeder Abrechnung ist für die Reservierung eine Gesamtübersicht zu sehen sowie Detaillisten der verkauften, zurückgegebenen und gespendeten Artikel.

finalizationall

Damit können Sie alle Abrechnungsblätter für die Reservierungen erzeugen und drucken und diese den Verkäufern beim Abholen der nicht verkauften Ware und ihren Verkaufsanteil übergeben.

Mit Klick auf bestimmte Reservierungen können einzelne Abrechnungen für diese Reservierungen erstellt werden. Die Einzelabrechnungen unterscheiden sich vom Inhalt und Aussehen her nicht von den Blättern aus der Abrechnung für alle Verkäufer.

Tip
Der Umwelt zuliebe drucken Sie am besten gar keine Abrechnungen aus. Die Gesamtabrechnung können Sie direkt am Laptop ansehen. Die Einzelabrechnungen werden mit dem Hochladen der Transaktionen und dem anschließenden Auslösen der Abschlussmail an alle Reservierungen automatisch verschickt.

Einstellungen

In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, die Daten mit dem Online-System und mit den anderen im Netzwerk verbundenen Kassensystemen auszutauschen.

settings

Datenaustausch mit Online-System

Anstelle die Termindaten über USB in den Kassensystemen zu installieren, können Sie dies mit Hilfe dieser Funktion auch direkt bei bestehender Internetverbindung durchführen.

Sie müssen hier das Token eintragen, was im Online-System unter den Termindetails rot dargestellt zu finden ist. Dieses Token ist bereits vorausgefüllt, sollten Sie die Daten schon auf das Kassensystem übertragen haben.

Daten herunterladen

Mit Betätigen von Daten herunterladen wird versucht, eine Verbindung zum Online-System herzustellen und die Daten des Termins, zu dem der Token gehört auf das Kassensystem zu installieren. Eine entsprechende Meldung warnt davor, dass die aktuellen Daten des Kassensystems dabei überschrieben werden.

downloadcheck

Bestätigen Sie mit Yes/Ja, sofern Sie auf dem Kassensystem keine Transaktionen hinterlegt haben, die nicht verloren gehen sollen und noch nicht zum Online-System hochgeladen wurden.

Je nachdem wie schnell Ihre Internetverbindung ist, kann der das Herunterladen der Daten einige Sekunden bis wenige Minuten dauern. Ein erfolgreicher Datenimport wird Ihnen danach angezeigt.

downloaddone

Transaktionen hochladen

Nach Abschluss des Verkaufs müssen Sie sämtliche Transaktionen zum Online-System hochladen. Erst damit werden auch im Online-System alle verkauften Artikel als verkauft markiert und die Abschlussmail kann ausgelöst werden, welche für jede Reservierung eine Detailabrechnung des Termins enthält.

Warning
Bevor Sie das finale Hochladen der Transaktionen durchführen und die Abschlussmail auslösen, vergewissern Sie sich bitte, dass alle Kassen die gleiche Anzahl von Transaktionen und verkauften Artikeln in den Statistiken aufweisen. Sollte dies nicht der Fall sein, sorgen Sie für eine korrekte Synchronisierung (über Netzwerk oder USB-Stick) zwischen den Kassen.

Benutzen Sie direkt nach Kassenschluss (noch bevor die Verkäufer ihre nicht verkaufte Ware abholen) ein Smartphone mit Internetverbindung zum Erstellen eines WLAN-Hotspots. Verbinden Sie sich mit der Kasse im erweiterten Modus mit diesem WLAN-Hotspot, laden die Transaktionen hoch und lösen die Abschlussmail im Verwaltungsbereich für diesen Termin aus.

uploadcheck

uploaddone

Tip
Da die Abschlussmail die Detailabrechnung für jeden Verkäufer enthält, brauchen Sie keine Detailabrechnung vor Ort auszudrucken und sparen so Papier und schonen die Umwelt.

Sollte sich Ihr Flohmarkt über mehrere Tage hinweg ausdehnen, empfiehlt es sich, die bis dahin angefallenen Transaktionen am Ende jeden Tages zum Online-System hochzuladen.

Note
Solange die Kasse mit dem WLAN-Hotspot und damit dem Internet verbunden ist, ist sie nicht mit den anderen Kassen verbundnen. Damit die Synchronisierung mit den anderen Kassen wieder aufgenommen werden kann, vergessen Sie nach der Kommunikation mit dem Online-System über einen WLAN-Hotspot nicht, den Hostpot wieder zu deaktivieren und mit der Kasse dem lokalen WLAN-Netzwerk wieder beizutreten.
Datenaustausch mit anderen Kassen

Sollten Sie die Termindaten nicht per USB-Stick sondern per Netzwerk auf die anderen mit dieser Kasse verbundenen Kassen verteilen wollen, so können Sie die Daten zu anderen Kassensystemen übertragen.

pushcheck

Nach erfolgreicher Übertragung und Importieren dieser Daten wird an den anderen Kassen jeweils eine Bestätigunsmeldung angezeigt.

Daten exportieren

Sollte es bei der Übertragung der Daten im Netzwerk Probleme geben, haben Sie mit Daten exportieren die Möglichkeit, die Termindaten als Datei zu speichern, so als hätten Sie diese aus dem Online-System als Datei heruntergeladen. Sie können diese Datei dann wie gewohnt per USB-Stick zusammen mit dem Installationsprogramm auf die anderen Kassensysteme aufspielen.

Wählen Sie beim Exportieren der Daten das Verzeichnis des USB-Sticks, in dem Sie auch das Installationsprogramm kopiert haben.

Mobiles Kassensystem

Neben des Standard-Kassensystems, welches für Laptops geeignet ist, wird außerdem ein mobiles Kassensystem für Smartphones und Tablets angeboten. Dieses Mobile Kassensystem unterstützt alle Android-Geräte.

Es werden im Mobilen Kassensystem nicht alle Funktionen angeboten, die das Standard-Kassensystem beinhaltet. Zum Beispiel ist eine Abrechnung nur mit dem Standard-Kassensystem möglich.

Das mobile Kassensystem synchronisiert Transaktionen mit allen anderen Kassensystemen vollautomatisch über eine WLAN-Verbindung. Sie können auch mehrere mobile Kassensysteme zeitgleich einsetzen.

Vorbereitungen

Das mobile Kassensystem ist derzeit noch nicht im Google Play Store verfügbar. Stattdessen können Sie es im Verwaltungsbereich des Onlinesystems herunterladen.

Damit Ihr Gerät das Herunterladen und Installieren von Apps aus anderen Quellen als den Google Play Store ermöglicht, müssen Sie dies zunächst in den Sicherheits-Einstellungen Ihres Gerätes erlauben:

settings

security settings

security settings sources confirm

security settings sources activated

Installation

Benutzen Sie den Browser auf Ihren mobilen Gerät, um sich im Verwaltungsbereich des Online-Systems einzuloggen:

login

Auf der Hauptseite des Verwaltungsbereichs finden Sie den Link zum Herunterladen der mobilen Kassensystemsoftware:

download link

Mit Anklicken des Links wird der Download gestartet. Bestätigen Sie die mögliche Sicherheitswarnung:

download confirm

Nach erfolgreichem Download können Sie die App installieren:

downloaded

install confirm

installed

Termindaten installieren

Das mobile Kassensystem benötigt wie alle anderen Kassensysteme die Termindaten. Diese müssen zum mobilen Kassensystem von einen der Standard-Kassensystem übertragen werden. Dazu verbinden Sie bitte das mobile Gerät mit dem gleichen WLAN, mit dem sich auch die Standard-Kassensysteme verbinden. Sie können dazu mit Ihrem mobilen Gerät einen WLAN-Hotspot einrichten. Ein WLAN-Router ist nicht erforderlich.

Sie finden nach der Installation die App Flohmarkthelfer auf ihrem mobilen Gerät. Wenn Sie diese App starten, erscheint das Hauptfestenster, was sogleich den Verkauf von Artikeln ermöglicht:

start

Oben rechts wird die Anzahl der Verbindungen mit anderen Kassensystemen angezeigt. Die Verbindung wird automatisch über WLAN hergestellt.

Wenn Sie dieses Feld berühren, erscheint ein Fenster mit statistischen Informationen und, falls Verbindungen zu anderen Kassensystemen bestehen, auch Informationen über diese Verbindungspartner.

stats

Prüfen Sie zu Beginn des Verkaufs, dass die hier angegebenen Daten mit denen der anderen Kassensysteme übereinstimmen. Sollten die Angaben nicht mit den Daten der anderen Kassensysteme übereinstimmen, was in der Regel zu Beginn eines Verkaufstermins bei den mobilen Kassen der Fall ist, müssen zunächst die Termindaten auf das mobile Kassensystem übertragen werden.

Hierzu gehen Sie bei einem Kassensystem, welches im erweiterten Modus betrieben wird und mit dem mobilen Kassensystem verbunden ist, in die Einstellungen und benutzen die Funktion Daten zu anderen Kassensystemen übertragen:

settings

Damit werden die Termindaten zu dem mobilen Kassensystem übertragen und beim erneuten Aufruf der Statistiken stimmen die Daten mit denen der anderen Kassensysteme überein.

Benutzung

Artikel manuell eingeben

Sie können sofort mit der Eingabe von Artikelnummern beginnen. Es müssen die Nummern unter dem Barcodes eingegeben werden.

start

Barcodes scannen

Bequemer und schneller geht es natürlich mit der Scan-Funktion, sollte Ihr mobiles Gerät über eine Kamera verfügen, die hoch genug auflöst, um die Barcodes automatisch lesen zu können. Tippen Sie dazu auf die Funktion Scannen. Sofern Sie der Applikation den Zugriff auf die Kamera noch nicht erlaubt haben, erscheint nun eine Sicherheitsabfrage dafür:

camera confirm

Damit wird die Kamera aktiviert und Sie können diese über die Barcodes halten.

scan

Sobald der Barcode erkannt wurde, wird der Artikel automatisch zur Liste hinzugefügt.

items added

Kauf bestätigen

Haben Sie alle Artikel für einen Verkauf hinzugefügt, rehcnen Sie die angezeigte Summe beim Käufer ab und tippen anschließend auf Kauf bestätigen.

sale confirm

Damit wird die Verkaufstransaktion gespeichert und an alle verbundenen Kassensysteme automatisch synchronisiert. Außerdem wird die Artikelliste geleert und Sie können den nächsten Verkauf durchführen.

Artikel entfernen

Sollten Sie einen oder mehrere Artikel aus der Artikelliste wieder entfernen wollen, ohne diese zu verkaufen, tippen Sie auf die jeweiligen Artikel. Diese werden damit markiert und es erscheint ein Papierkorbsymbol oben rechts.

delete items

Sobald Sie den Papierkorb antippen, werden alle markierten Artikel aus der Liste entfernt.

Verkaufsabschluss

Vergewissern Sie sich vor Durchführung der Abrechnung, dass die Daten des mobilen Kassensystems mit denen der anderen Kassensysteme übereinstimmen. Nutzen Sie hierzu die Statistikinformation.

Kurzanleitungen

Vorbereitung Verkauf

Vorbereitung Wechseldatenträger

Führen Sie diese Schritte nach Erreichen des Artikeleingabeendes aus:

  1. Loggen Sie sich im Verwaltungsbereich ein.

  2. Klicken Sie auf Download Kassensystem. Es wird das Installationsprogramm für die Kassensystem-Software als Datei flohmarkthelfer-setup.exe auf Ihrem Computer (im Download-Ordner) gespeichert.

  3. Klicken Sie auf Termine.

  4. Klicken Sie auf die Details für den aktuellen Termin.

  5. Klicken Sie auf Bearbeitungsabschlussmail verschicken.

  6. Warten Sie, bis angezeigt wird: Es wurde(n) …​ Benachrichtigung(en) verschickt.

  7. Merken Sie sich die Angabe unter Token.

  8. Klicken Sie auf Daten herunterladen. Es werden die Termindaten in einer Datei flohmarkthelfer.data auf Ihrem Computer (im Download-Ordner) gespeichert.

  9. Klicken Sie auf Statistiken und merken sich den Wert bei Etiketten.

  10. Legen Sie ein Verzeichnis auf einen am Computer eingsteckten USB-Stick (mit mindestens 100 MB freien Speicherplatz) an: E:\flohmarkthelfer.

  11. Kopieren Sie flohmarkthelfer-setup.exe und flohmarkthelfer.data in dieses Verzeichnis.

  12. Entfernen Sie den USB-Stick sicher (auswerfen).

Einrichtung Netzwerk
  1. Vergewissern Sie sich, dass der WLAN-Router gestartet und einsatzbereit ist. Sie benötigen den Namen des WLAN-Netzes des Routers (bspw. flohmarkthelfer beim Leihgerät) und das WLAN-Passwort.

  2. Für das Einrichten der Netzwerkverbindung sind gegebenenfalls Administratorrechte erforderlich.

  3. Aktivieren Sie ggf. den WLAN-Adapter. Manche Laptops haben dafür eigene Knöpfe oder eine bestimmte Tastenkombination (z.B. fn + bestimmte Funktionstaste). Ein aktivierter WLAN-Adapter ist meist durch ein blaues oder grünes Lämpchen zu erkennen.

  4. Klicken Sie in der Iconleiste rechts unten auf das WLAN-Symbol, wählen das WLAN-Netz zum Verbinden aus und geben das WLAN-Passwort ein.

  5. Sollte das Betriebssystem fragen, ob dies ein Heim-, öffentliches oder Büronetzwerk ist, wählen Sie Heimnetzwerk.

Einrichtung Barcodescanner
  1. Schließen Sie den Barcodescanner über USB an die Kasse an.

  2. Es kann einige Sekunden dauern, bis der Scanner vom Betriebssystem erkannt wird und zur Verwendung bereitsteht. In der Regel wird dies beim Scanner mit einem akustischen oder optischen Signal bestätigt. Ebenso müsste das Betriebssystem einen Hinweis auf das neu erkannte Eingabegerät anzeigen.

  3. Starten Sie das Programm Notepad.

  4. Scannen Sie testweise einige Barcodes ein. Die Barcodenummern sollten nun in dem Programmfenster von Notepad angezeigt werden.

  5. Schließen Sie Notepad wieder.

Installation Kassensoftware und Termindaten

Führen Sie folgende Schritte für jede Kasse aus:

  1. Stecken Sie den USB-Stick in den Rechner

  2. Gehen Sie in das Verzeichnis flohmarkthelfer auf den USB-Stick. Merken Sie sich dabei den Verzeichnispfad dieses Verzeichnisses auf dem USB-Stick (z.B. E:\flohmarkthelfer).

  3. Starten Sie das Programm flohmarkthelfer-setup.exe.

  4. Klicken Sie durch die Installationsdialoge und machen dabei folgende Angaben:

    1. Bei Verknüpfungsverzeichnis lassen Sie den Standardwert Flohmarkthelfer Kassensystem

      setup1

    2. Als Name der Kasse geben Sie einen geeigneten eindeutigen Namen für die Kasse ein.

      setup2

    3. Beim Verzeichnis zur automatischen Synchronisierung geben Sie bitte das Verzeichnis auf das Verzeichnis des USB-Sticks ein (z.B. E:\flohmarkthelfer).

    4. Bei Modus setzen wählen Sie bitte Standardmodus für eine Kasse, mit der Sie nur den Verkauf durchführen wollen. Wählen Sie erweiterter Modus für eine Kasse, mit der Sie auch Listen und Etiketten erzeugen/drucken oder Scantests und Abrechnungen durchführen wollen.

      setup3

    5. Wählen Sie mit ja oder nein aus, ob Sie PLZ beim Verkauf erfassen wollen.

    6. Wählen Sie Datenbank leeren aus.

      setup4

      setup5

  5. Nach der Installation finden Sie auf dem Desktop die Verknüpfung Flohmarkthelfer Kassensystem.

    desktop

  6. Vergewissern Sie sich, dass der Rechner mit dem lokalen Netzwerk verbunden ist.

  7. Starten Sie dieses Programm erstmalig.

    splash

  8. Bestätigen Sie die Meldung, die Termindaten zu importieren, mit Ja/Yes:

    import

  9. Kurz darauf wird eine Erfolgsmeldung angezeigt:

    import success

  10. Ab jetzt wird versucht, eine Netzwwerkverbindung mit anderen Kassen herzustellen. Gegebenenfalls wird eine Warnmeldung vom Betriebssystem angezeigt. Sie müssen der Kassensoftware den Zugriff auf das Netzwerk erlauben. Gegebenenfalls benötigen Sie dafür Administrator-Rechte.

  11. Das Hauptmenü erscheint:

    standard

    oder

    expert

  12. Klicken Sie auf Statistiken und vergewissern Sie sich, dass bei Anzahl Artikel die gleiche Anzahl steht, die Sie im Verwaltungsbereich des Online-Systems unter den Terminstatistiken gesehen haben. Ebenso prüfen Sie, dass bei einer frischen Installation bei Anzahl Transaktionen und Anzahl verkaufter Artikel jeweils 0 stehen sollte (Das Beispielbild wurde nach einem Verkauf gemacht, daher stehen hier keine Nullen):

    stats

  13. Schließen Sie die Statistiken wieder

  14. Vergewissern Sie sich, dass im unteren Bereich des Hauptfensters der Text SYNC in grün dargestellt wird, solange der USB-Stick in der Kasse eingesteckt ist.

Nachdem Sie die Software auf allen Kassen installiert und gestartet haben, sollten diese sich miteinander verbunden haben. Bei allen Kassen sollte nun im unteren Bereich des Hauptfensters Verbunden mit N System(en) zu sehen sein. Dabei steht N für die Anzahl anderer Kassen.

Nutzen Sie die Funktion Annahme Verkäuferliste, um eine Unterschriftenliste aller Verkäufer für die Artikelannahme zur erzeugen und auszudrucken. Bei der Artikelannahme können Sie die Funktion Barcode-Test nutzen, um einige Etiketten von jedem Verkäufer probeweise zu scannen.

Verkauf

Kassensystem-Software starten
  1. Vergewissern Sie sich, dass der Rechner mit dem lokalen Netzwerk verbunden ist, bevor Sie dier Kassensoftware starten.

  2. Starten Sie die Kassensystem-Software

    desktop

    splash

    standard

Verkauf durchführen
  1. Klicken Sie auf Verkauf.

  2. Der Verkaufsdialog sollte vor Erfassen der Artikel eines neuen Käufers komplett leer sein.

    sale empty

  3. Scannen Sie nacheinander die Artikel ein. Sollte ein Scan einmal nicht funktionieren, geben Sie die Nummer unter dem Barcode von Hand ein und Bestätigen die Eingabe mit ENTER/RETURN.

    sale

    1. Wollen Sie eingescannte Artikel wieder entfernen, markieren Sie diese und drücken die ENTF/DEL-Taste.

  4. Vergewissern Sie sich, dass die Anzahl der Artikel mit der Anzahl eingescannter Artikel übereinstimmt.

  5. Haben Sie alle Artikel eingescannt, bestätigen Sie mit RETURN/ENTER oder klicken Sie auf Fertig.

    salefinalize

  6. Verlangen Sie nun das Geld des Kunden.

  7. Geben Sie optional das Bargeld ein.

  8. Bestätigen Sie mit ENTER/RETURN. Es wird nun die Höhe des Wechselgelds angezeigt.

  9. Zahlen Sie das Wechselgeld aus.

  10. Bestätigen Sie den Verkauf final mit ENTER/RETURN oder klicken Sie auf OK.

  11. Damit ist die Transaktion verbucht und der nächste Verkauf kann getätigt werden.

    sale empty

Storno durchführen
  1. Klicken Sie auf Storno. Der Stornodialog sollte vor Erfassen der Artikel eines neuen Stornos komplett leer sein.

  2. Scannen Sie nacheinander die Artikel ein, die zurückgegeben werden sollen. Sollte ein Scannen nicht funktionieren, geben Sie die Nummer unter dem Barcode mit der Tastatur ein und Bestätigen die Eingabe mit ENTER/RETURN.

    refund

  3. Haben Sie alle zu stornierenden Artikel eingescannt, bestätigen Sie mit RETURN/ENTER oder klicken Sie auf Fertig.

    refundfinalize

  4. Zahlen Sie den Betrag aus und nehmen die Ware zurück.

  5. Bestätigen Sie den Storno mit ENTER/RETURN oder klicken Sie auf OK.

  6. Damit ist die Transaktion verbucht und der nächste Storno kann getätigt werden.

Abschluss und Abrechnung

Bevor Sie die Abrechnung durchführen, prüfen Sie, dass alle Kassen in den Statistiken die selbe Anzahl von Transaktionen, verkaufter Artikel und Umsatz anzeigen:

stats

Sollten die Zahlen abweichen, vergewissern Sie sich über die funktionierende Synchronisation zwischen den Kassen mit abweichenden Zahlen. Nutzen Sie gegebenenfalls einen USB-Stick, um die Transaktionen zwischen den Kassen zu synchronisieren.

Sofern die Statistiken aller Kassen identisch sind, können Sie alle bis auf eine Kasse schließen. Die letzte Kasse muss für die Abrechnung im erweiterten Modus gestartet und an ihr sollte wenn möglich ein Drucker eingeschlossen sein.

Führen Sie folgende Schritte zur Abrechnung aus:

  1. Klicken Sie auf Rückgabe Verkäuferliste um eine Unterschriftenliste für die Verkäufer zur Rückgabe der nicht verkauften Ware sowie den Umsatzanteil der Verkäufer zu erzeugen. Sie haben dabei die Option, den Auszahlbetrag mit in einer Spalte ausgeben zu lassen.

  2. Klicken Sie auf Abrechnung, um das Abrechnungsfenster zu öffnen.

    finalization

  3. Klicken Sie auf Gesamtübersicht, um die Gesamtabrechnung für den internen Gebrauch zu erzeugen. Es wird ein Dokument erzeugt, welches eine Gesamtübersicht, die einzelnen Auszahlbeträge für die Reservierungen sowie Listen von Komplettspendern und Verkäufern mit zurückzugebenden Artikeln enthält.

    finalizationtotal

  4. Klicken Sie auf Alle Verkäufer um ein Dokument zu erzeugen, welches eine Abrechnung für jeden einzelnen Verkäufer mit Details enthält. Es werden alle verkauften Artikel und den Umsatzwerten und Anteilen aufgelistet sowie eine Liste der nicht verkauften und zurückgegebenen sowie gespendeten Artikel erzeugt. Jede Abrechnung beginnt auf einer neuen Seite.

    finalizationall

    Alternativ können Sie die Abrechnungen für einzelne Verkäufer erzeugen, indem Sie die entsprechende Position anklicken.

    Damit ist die Vor-Ort-Abrechnung abgeschlossen.

  5. Verbinden Sie nun das Laptop mit dem Internet. Dies können Sie über die mobile WLAN-Hotspot-Funktion eines Smartphones oder aber bequem von zu Hause mit Ihrem eigenen Internetanschluss machen.

    1. Bei der Benutzung eines WLAN-Hotspots über Ihr Smartphone aktivieren Sie den Hotspot und wählen dann auf dem Laptop bei den WLAN-Netzen den Namen Ihres WLAN-Hotspots aus und verbinden sich damit (ggf. erfordert dies die Eingabe eines Passworts, was Sie im Smartphone konfigurieren können).

    2. Bei der Benutzung Ihres Internetanschlusses zu Hause verbinden Sie das Laptop wie gewohnt mit dem WLAN oder per Kabel.

  6. Klicken Sie auf Einstellungen:

    settings

  7. Öffnen Sie auf dem Kassenlaptop den Webbrowser und rufen Sie den Verwaltungsbereich des Flohmarkthelfer-Online-Systems auf. Loggen Sie sich dazu ggf. mit Ihren Zugangsdaten zum Verwaltungszbereich ein.

    login

  8. Klicken Sie auf Termin und Klicken Sie auf das Ansicht-Symbol für den aktuellen Termin.

    events show

  9. Vergewissern Sie sich, dass in den Einstellungen bei Token der selbe Wert wie auf der Seite der Termindetails im Onlinesystem steht.

  10. Klicken Sie nun auf Transaktionen hochladen.

    uploadcheck

  11. Bestätigen Sie mit Ja/Yes*. Nach kurzer Zeit wurden alle Transaktionen hochgeladen und alle verkauften Artikel entsprechend auch im Online-System markiert.

    uploaddone

  12. Klicken Sie bei der Terminandetailszeige im Online-System auf Statistiken und prüfen Sie, dass die Anzahl verkaufter Artikel mit der Anzahl in den Statistiken der Kassensoftware übereinstimmt.

  13. Klicken Sie bei der Termindetailsanzeige im Online-System auf Abschlussmail verschicken. Nun werden nach und nach an jede Reservierung eine Abschlussmail mit der Abrechnung im Anhang verschickt. Sie müssen nicht darauf warten, dass alle Mails verschickt wurden.

  14. Schließen Sie den Browser und Beenden Sie das Flohmarkthelfer-Kassensystem.